Przy tej skali zmienia się sposób myślenia o całym wydarzeniu. Trzeba wiedzieć, ile czasu uczestnicy będą mieli na posiłek, jak dotrą do bufetu, ile punktów wydawania można przygotować, które dania zachowują właściwą jakość przez cały serwis i jak zsynchronizować pracę kuchni z zespołem obsługującym salę.
W BanGlob menu na duży event zaczynamy więc budować od wydarzenia, nie od listy potraw. Charakter spotkania, liczba gości, miejsce, harmonogram i oczekiwany standard serwisu tworzą ramy, w których dopiero później pojawiają się konkretne smaki.
Taki ilość gości może oznaczać pięć zupełnie różnych menu
Taka liczba uczestników może dotyczyć całodziennego kongresu z dwiema przerwami kawowymi i lunchem, wieczornej gali z serwowaną kolacją, bankietu koktajlowego, wydarzenia sportowego albo pikniku firmowego.
W każdym z tych przypadków gości trzeba obsłużyć inaczej.
Podczas konferencji uczestnicy mogą mieć 30-40 minut na lunch i niemal jednocześnie opuścić salę wykładową. Na bankiecie ruch rozkłada się znacznie dłużej, ale jedzenie staje się częścią całego wieczoru. Na gali serwowane dania trzeba zsynchronizować z programem ze sceny. Podczas eventu plenerowego dochodzą jeszcze odległości pomiędzy zapleczem a strefami gastronomicznymi oraz warunki miejsca.
Dlatego na początku ustalamy między innymi:
- ilu gości faktycznie będzie korzystać z poszczególnych elementów cateringu;
- w jakich godzinach mają zostać podane posiłki;
- ile czasu uczestnicy otrzymają na jedzenie;
- czy serwis ma mieć formę bufetu, finger food, dań serwowanych czy kilku równoległych stref;
- jak wygląda przestrzeń i dostępne zaplecze;
- jaki charakter ma wydarzenie i kim są jego uczestnicy;
- jakie potrzeby dietetyczne trzeba uwzględnić.
Dopiero z takiego obrazu wydarzenia można stworzyć menu, które będzie dobrze wyglądało nie tylko w ofercie, ale również podczas realizacji.
Pomysł na danie przechodzi test dużego eventu
Kucharz przygotowujący menu na kilkaset osób musi patrzeć na potrawę z kilku perspektyw jednocześnie.
Pierwsza jest oczywista: smak, jakość składników, kompozycja i estetyka.
Później pojawiają się pytania typowo eventowe.
Czy danie można przygotować w dużej liczbie porcji bez utraty powtarzalności? Jak długo zachowa odpowiednią strukturę? Czy można je sprawnie wydać? Jak będzie wyglądało po kilkunastu minutach na bufecie? Czy wymaga wykończenia tuż przed podaniem? Ile miejsca potrzebujemy do tego na zapleczu?
To właśnie na tym etapie część ciekawych pomysłów wymaga modyfikacji.
Potrawa może świetnie prezentować się podczas degustacji dla kilku osób, ale jeżeli każdą porcję trzeba przez dwie minuty wykańczać ręcznie tuż przed wydaniem, przy 600 gościach tworzy się poważne ograniczenie operacyjne.
Dlatego szukamy rozwiązań, które pozwalają połączyć jakość gastronomiczną z możliwością powtarzalnego serwisu na dużą skalę.
Nie oznacza to upraszczania menu do kilku najłatwiejszych dań. Czasem wystarczy zmienić sposób podania, jeden z elementów przygotować wcześniej albo przenieść najbardziej efektowne wykończenie do konkretnej stacji gastronomicznej.
Liczba gości to dopiero połowa równania. Druga to czas
Wyobraźmy sobie konferencję dla 600 uczestników.
Organizator przewiduje 30 minut na lunch. W praktyce część tego czasu uczestnicy przeznaczą na wyjście z sali, rozmowy, znalezienie miejsca i powrót na kolejny punkt programu.
Jeżeli wszyscy mieliby korzystać z jednego ciągu bufetowego, bardzo szybko powstałaby kolejka.
Przy dużych eventach podczas projektowania menu analizujemy więc również przepustowość serwisu.
Jeśli 600 osób ma rozpocząć lunch w krótkim oknie czasowym, przygotowanie kilku niezależnych punktów może być ważniejsze niż dodanie kolejnych dwóch potraw do menu. Dania powinny być ustawione tak, żeby gość mógł szybko skomponować porcję, a obsługa miała możliwość bieżącego uzupełniania bufetów.
Ten sam mechanizm dotyczy kawy.
Jeden punkt kawowy podczas wydarzenia dla kilkuset osób może stać się wąskim gardłem nawet wtedy, gdy samo menu zostało przygotowane bez zarzutu. Dlatego liczbę stacji, ich rozmieszczenie oraz sposób podawania napojów planujemy razem z gastronomią.
Duży event wymaga myślenia partiami
Kilkuset porcji nie przygotowujemy i nie wydajemy w jednej chwili.
Produkcja musi zostać rozłożona tak, aby kolejne elementy trafiały na salę we właściwym momencie. Szczególnie przy bufecie lepiej regularnie uzupełniać mniejsze partie niż od początku wystawiać cały zapas przygotowany dla wszystkich uczestników.
Pomaga to utrzymać jakość potraw i estetykę ekspozycji przez cały czas trwania serwisu.
Z punktu widzenia gościa proces jest prosty: podchodzi do bufetu i wybiera jedzenie.
Za tym momentem stoi jednak ciąg działań:
przygotowanie → transport na zaplecze → właściwe przechowywanie → wykończenie → przekazanie obsłudze → ekspozycja lub wydanie → bieżące uzupełnianie.
Każdy z tych etapów trzeba dopasować do miejsca.
Inaczej organizujemy pracę, kiedy dysponujemy pełnym zapleczem gastronomicznym, a inaczej podczas eventu odbywającego się w hali, przestrzeni plenerowej albo siedzibie klienta. W takich realizacjach wcześniej ustalamy, czego potrzebujemy na miejscu i jak przygotować zaplecze do skali wydarzenia.
Jeżeli wydarzenie odbywa się w przestrzeni wskazanej przez organizatora, warto zapoznać się z ofertą Cateringu u Klienta BanGlob.
Menu musi wytrzymać program wydarzenia
Na dużych eventach godzina zapisana w harmonogramie nie zawsze jest godziną, w której rzeczywiście rozpocznie się serwis.
Panel dyskusyjny może się przedłużyć. Wręczenie nagród zajmie więcej czasu. Część artystyczna rozpocznie się później. Organizator zdecyduje o przesunięciu kolacji o kilkanaście minut.
Menu powinno uwzględniać również takie sytuacje.
Przy jego komponowaniu oceniamy, które elementy można utrzymać w gotowości, które wymagają przygotowania dopiero przed wydaniem i jak zorganizować pracę, jeśli harmonogram ulegnie zmianie.
Szczególnie wymagająca jest serwowana kolacja dla dużej liczby osób.
Jeżeli 500 gości siedzi przy stołach, nie wystarczy przygotować 500 prawidłowych porcji. Trzeba jeszcze doprowadzić do tego, żeby poszczególne sektory otrzymały je w możliwie krótkim czasie, a pierwsza i ostatnia wydana porcja reprezentowały ten sam standard.
Dlatego menu i sposób obsługi projektujemy równolegle.
Diety specjalne trzeba policzyć przed eventem
Przy 40 gościach kilka indywidualnych potrzeb można czasem obsłużyć pojedynczo. Przy 600 uczestnikach potrzebny jest system.
Jeszcze przed wydarzeniem zbieramy informacje o zgłoszonych dietach i ograniczeniach żywieniowych. Na tej podstawie można określić liczbę odpowiednich porcji i sposób ich wydania.
Dotyczy to między innymi menu:
- wegetariańskiego;
- wegańskiego;
- bezglutenowego;
- przygotowanego z uwzględnieniem konkretnych alergii lub nietolerancji.
Przy bufecie potrzebne są również czytelne oznaczenia. Gość powinien szybko rozpoznać odpowiednią propozycję, bez konieczności zatrzymywania kolejki i każdorazowego pytania personelu o skład.
Ważny jest też poziom samych dań. Osoba korzystająca z menu roślinnego nie powinna otrzymywać przypadkowego zestawu dodatków pozostałych z głównego bufetu. Wariant dietetyczny jest częścią całego menu wydarzenia i powinien być zaplanowany z taką samą uwagą.
Ile jedzenia przygotować dla kilkuset osób?
Sama liczba uczestników nie daje jeszcze odpowiedzi.
600 osób na czterogodzinnym bankiecie koktajlowym będzie korzystać z cateringu inaczej niż 600 uczestników konferencji mających jedną wyznaczoną przerwę obiadową. Istotna jest pora wydarzenia, długość programu, liczba zaplanowanych serwisów oraz to, czy catering zastępuje pełny posiłek.
Inne proporcje przyjmujemy dla finger food towarzyszącego godzinnej recepcji, inne dla kolacji, a jeszcze inne dla całodziennego kongresu obejmującego kilka etapów gastronomii.
Uwzględniamy również strukturę samego menu.
Jeśli w bufecie znajduje się kilka propozycji dań głównych, nie zakładamy automatycznie, że każdy uczestnik zje pełną porcję każdego z nich. Jednocześnie trzeba zachować odpowiedni zapas, ponieważ popularność konkretnych pozycji nigdy nie rozłoży się idealnie równo.
Doświadczenie z dużych realizacji pomaga przewidywać takie zachowania znacznie lepiej niż samo matematyczne przemnożenie liczby gości przez gramaturę.
Serwis powstaje razem z menu
Podczas przygotowywania oferty ustalamy również sposób, w jaki jedzenie dotrze do gości.
Przy bankiecie koktajlowym część przekąsek może być dostępna na bufecie, a część podawana przez obsługę. Podczas konferencji ważna może być szybkość obsłużenia kilkuset uczestników podczas jednej przerwy. Na gali priorytetem będzie zsynchronizowanie kelnerów i wydawanie kolejnych dań zgodnie z programem wieczoru.
Dlatego już podczas komponowania menu trzeba wiedzieć:
- ile stacji gastronomicznych możemy przygotować;
- którędy będą poruszać się goście;
- gdzie znajduje się zaplecze;
- którędy będzie pracowała obsługa;
- ile osób potrzebujemy do konkretnego modelu serwisu;
- czy program przewiduje momenty, w których kelnerzy nie mogą pojawiać się na sali;
- kiedy można zebrać zastawę i przygotować kolejną część wydarzenia.
Dobre danie wydane w niewłaściwym momencie nie daje dobrego efektu.
Przed przyjazdem gości wszystkie elementy muszą tworzyć jeden system
W dniu wydarzenia menu przestaje być dokumentem z nazwami potraw.
Kuchnia pracuje zgodnie z harmonogramem produkcji, zespół przygotowuje kolejne partie, obsługa zna godziny serwisu, a koordynator pozostaje w kontakcie z organizatorem.
Jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia sprawdzane jest ustawienie bufetów, zastawa, stacje napojów oraz zaplecze. Personel musi wiedzieć, które elementy pojawią się jako pierwsze, gdzie trafiają dania specjalne i jak reagować na zmiany w programie.
Później zaczyna się część, której gość najczęściej nie zauważa.
Jedne naczynia znikają z bufetu, zanim wyglądają na puste. Kolejne partie pojawiają się we właściwym momencie. Zastawa jest uzupełniana. Kuchnia dostaje informacje o tempie konsumpcji. Jeśli jeden z elementów cieszy się większym zainteresowaniem, zespół reaguje odpowiednio wcześnie.
Przy kilkuset osobach właśnie koordynacja decyduje o tym, czy menu przygotowane na papierze rzeczywiście działa podczas wydarzenia.
Doświadczenie dużej skali zmienia sposób planowania mniejszych realizacji
W BanGlob mamy doświadczenie również w obsłudze wydarzeń, podczas których liczba uczestników znacznie przekracza kilkaset osób.
Przy takich realizacjach szczególnie wyraźnie widać, że menu jest tylko jednym z elementów całego systemu. Równolegle trzeba zaplanować produkcję, logistykę, wyposażenie, personel, liczbę punktów wydawania, tempo uzupełniania potraw oraz komunikację pomiędzy zespołami.
Doświadczenia zdobywane przy największych realizacjach wykorzystujemy później także podczas konferencji, kongresów, gal, bankietów i wydarzeń firmowych dla mniejszych grup.
Pozwalają wcześniej dostrzec potencjalne wąskie gardła, lepiej oszacować potrzeby serwisu i zaprojektować menu z myślą o tym, co rzeczywiście wydarzy się na sali.
Więcej informacji o możliwościach organizacji cateringu i wydarzeń dla firm znajduje się w ofercie biznesowej BanGlob.
Od pierwszego briefu do ostatniego wydanego dania
Tworzenie menu dla kilkuset osób przypomina układanie wielu zależnych od siebie elementów.
Najpierw poznajemy wydarzenie. Później wybieramy format gastronomii i budujemy propozycje dań. Sprawdzamy ich możliwości produkcyjne, planujemy liczbę porcji i potrzeby dietetyczne. Jednocześnie powstaje sposób wydawania, układ bufetów, zaplecze i harmonogram pracy zespołu.
Dopiero połączenie tych elementów tworzy catering gotowy na realne wydarzenie.
Planujesz konferencję, galę, bankiet lub event firmowy dla kilkuset uczestników? Przekaż nam datę, miejsce, przewidywaną liczbę gości i program wydarzenia. W BanGlob przygotujemy indywidualną koncepcję menu oraz sposób obsługi dopasowany do skali i charakteru realizacji.
