Jak przygotować brief dla firmy cateringowej na event firmowy? Informacje potrzebne do rzetelnej wyceny

Dwie firmy mogą zapytać o catering dla 150 osób i otrzymać oferty różniące się zakresem oraz ceną nawet wtedy, gdy wydarzenia odbywają się tego samego dnia. Jedna organizuje dwugodzinny networking w wyposażonej sali, druga całodniową konferencję w obiekcie bez zaplecza kuchennego. Sama liczba uczestników nie wystarcza więc do przygotowania porównywalnej i wiarygodnej wyceny.

Dobry brief nie musi być rozbudowanym dokumentem na kilkanaście stron. Powinien jednak jasno opisywać przebieg wydarzenia, oczekiwany zakres obsługi i warunki panujące w obiekcie. Im więcej kluczowych informacji firma cateringowa otrzyma na początku, tym mniejsze ryzyko późniejszych dopłat, zmian menu i problemów organizacyjnych.

Zacznij od podstawowych danych o wydarzeniu

Pierwsza część briefu powinna pozwolić firmie cateringowej szybko ocenić skalę realizacji, dostępność terminu i potrzebne zasoby.

Należy podać:

• datę wydarzenia;
• adres lub przynajmniej miejscowość;
• planowane godziny rozpoczęcia i zakończenia;
• przewidywaną liczbę uczestników;
• rodzaj wydarzenia;
• dane osoby odpowiedzialnej za kontakt;
• termin, w którym organizator chce otrzymać ofertę.

Informacja „event firmowy dla około 200 osób” pozostawia zbyt wiele pytań. Znacznie bardziej użyteczny będzie opis:

Konferencja dla około 180-200 uczestników, planowana 15 października w Gdyni. Rejestracja rozpocznie się o 8:30, część merytoryczna potrwa od 9:00 do 16:30, a po niej odbędzie się godzinny networking.

Już na tym etapie wiadomo, że realizacja może wymagać welcome coffee, co najmniej jednej przerwy kawowej, lunchu i osobnego serwisu po zakończeniu konferencji.

Jeżeli lokalizacja nie została jeszcze wybrana, trzeba zaznaczyć to w briefie. Firma cateringowa może wtedy przygotować ofertę warunkową albo zaproponować przestrzeń dopasowaną do charakteru spotkania. BanGlob organizuje wydarzenia zarówno w lokalizacjach klientów, jak i w BanGlob Marina w Marina Yacht Park w Gdyni, odpowiedniej m.in. na spotkania biznesowe, networking i bankiety.

Opisz cel eventu, a nie wyłącznie jego nazwę

Określenie „impreza firmowa” może oznaczać integrację pracowników, spotkanie z klientami, jubileusz, prezentację produktu albo uroczysty bankiet. Każde z tych wydarzeń wymaga innego menu, sposobu serwowania i standardu obsługi.

Firma cateringowa powinna wiedzieć:

• kto będzie uczestnikiem wydarzenia;
• jaki jest jego główny cel;
• czy spotkanie ma charakter formalny, swobodny czy reprezentacyjny;
• jaką rolę ma pełnić catering;
• jaki efekt organizator chce osiągnąć.

Podczas networkingu jedzenie powinno wspierać swobodne przemieszczanie się i rozmowy. Na gali jubileuszowej serwis może być częścią oficjalnego programu. Podczas szkolenia priorytetem będzie sprawna obsługa w krótkich przerwach, natomiast na wydarzeniu promocyjnym menu może nawiązywać do produktu, marki lub motywu przewodniego.

Ta informacja pomaga dobrać rozwiązanie odpowiadające rzeczywistym potrzebom zamiast przygotowywać standardowy zestaw dań dla określonej liczby osób.

Przekaż szczegółowy harmonogram

Harmonogram wpływa na liczbę potrzebnych pracowników, czas pracy kuchni i obsługi, sposób wydawania potraw oraz wybór dań. Nie wystarczy podać, że wydarzenie trwa od 9:00 do 17:00.

W briefie warto rozpisać:

Takie zestawienie pokazuje, ile razy obsługa musi przygotować lub przekształcić strefę gastronomiczną. Pozwala też ocenić, czy przerwy są wystarczająco długie dla planowanej liczby uczestników.

Jeżeli 300 osób ma skorzystać z lunchu w ciągu 30 minut, jedna linia bufetowa prawdopodobnie nie zapewni sprawnej obsługi. Potrzebne mogą być powielone stacje, prostsza konstrukcja menu albo inny sposób serwowania.

W harmonogramie należy uwzględnić również wystąpienia, koncerty, wręczanie nagród i inne punkty, podczas których kelnerzy nie powinni poruszać się po sali. Serwis talerzowy wymaga dokładnej synchronizacji z programem scenicznym.

Podaj realną liczbę osób korzystających z cateringu

Liczba uczestników nie zawsze odpowiada liczbie wszystkich osób, dla których trzeba przygotować posiłki. Poza zaproszonymi gośćmi na miejscu mogą być:

• organizatorzy;
• prelegenci i moderatorzy;
• obsługa techniczna;
• fotografowie i operatorzy;
• artyści;
• ochrona;
• kierowcy;
• przedstawiciele partnerów i mediów.

Brief powinien rozróżniać liczbę gości od całkowitej liczby osób korzystających z cateringu. Warto również wskazać, czy zespół techniczny otrzymuje taki sam posiłek jak uczestnicy, czy osobny zestaw wydawany na zapleczu.

Jeżeli frekwencja nie jest jeszcze potwierdzona, można podać:

• liczbę minimalną;
• liczbę najbardziej prawdopodobną;
• maksymalną liczbę uczestników;
• termin przekazania ostatecznej wartości.

Przykładowo:

Obecnie zakładamy udział 160 osób. Maksymalna liczba uczestników wynosi 190. Ostateczną frekwencję potwierdzimy na 7 dni przed wydarzeniem.

Firma cateringowa może wtedy przygotować warianty wyceny albo określić, w jaki sposób zmieni się cena po przekroczeniu danego progu.

Określ, czego oczekujesz od menu

Prośba o „eleganckie menu premium” nie daje jeszcze podstaw do rzetelnej kalkulacji. Dla jednego organizatora oznacza trzydaniową kolację serwowaną do stołu, dla innego rozbudowany bufet, live cooking i autorskie finger food.

W briefie warto opisać:

• liczbę planowanych posiłków;
• preferowaną formę serwisu;
• oczekiwaną liczbę dań lub przekąsek;
• charakter kuchni;
• poziom formalności;
• obecność ciepłych i zimnych pozycji;
• oczekiwania dotyczące deserów;
• zakres napojów;
• ewentualny motyw przewodni.

Nie trzeba samodzielnie tworzyć kompletnej karty dań. Można określić kierunek i pozostawić firmie cateringowej przestrzeń do zaproponowania menu.

Przykład:

Zależy nam na nowoczesnym menu opartym na sezonowych składnikach. Podczas rejestracji chcemy podać lekkie wytrawne przekąski, a w porze lunchu bufet z dwoma daniami głównymi, pełnowartościową propozycją roślinną, dodatkami i deserem. Dania powinny być wygodne do sprawnego wydania podczas 45-minutowej przerwy.

Taki opis mówi więcej niż lista przypadkowo wybranych potraw.

Wskaż preferowany sposób serwowania

Finger food, bufet i serwis kelnerski różnią się zapotrzebowaniem na personel, wyposażenie, miejsce oraz zaplecze. Format obsługi wpływa więc bezpośrednio na wycenę.

Finger food

Trzeba ustalić, czy przekąski będą:

• ustawione na stacjach;
• roznoszone przez kelnerów;
• dostępne przez cały czas;
• podawane w kilku turach;
• pełniły funkcję dodatku czy głównego posiłku.

Finger food jako poczęstunek przed kolacją wymaga innej liczby porcji niż trzygodzinny networking, podczas którego przekąski zastępują pełny posiłek.

Bufet

W briefie należy określić, czy obiekt dysponuje miejscem na stacje oraz jak długa będzie przerwa. Przy większej liczbie uczestników firma cateringowa może zaproponować kilka powielonych punktów, aby ograniczyć kolejki.

Serwis kelnerski

Potrzebne są informacje o liczbie stołów, układzie sali, kolejności dań i części oficjalnej. Warto także wskazać, czy goście będą wcześniej wybierać wariant menu.

Organizator nie musi od razu podejmować ostatecznej decyzji. Może poprosić o porównanie dwóch rozwiązań, na przykład bufetu i serwisu talerzowego. Trzeba jednak zaznaczyć, że oczekuje wariantowej wyceny, a nie jednej przypadkowo wybranej formuły.

Zbierz informacje o dietach i alergiach

Brak danych o wymaganiach żywieniowych utrudnia przygotowanie menu i może prowadzić do późniejszych zmian. Już podczas rejestracji warto zapytać uczestników o:

• dietę wegetariańską;
• dietę wegańską;
• dietę bezglutenową;
• nietolerancje;
• alergie pokarmowe;
• inne istotne ograniczenia.

W briefie trzeba rozróżnić orientacyjne założenia od potwierdzonych zgłoszeń. Informacja „prosimy o kilka opcji wegetariańskich” jest mniej użyteczna niż:

Na obecnym etapie zgłoszono 14 diet wegetariańskich, 4 wegańskie, 3 bezglutenowe i 2 alergie wymagające indywidualnego ustalenia menu. Ostateczną listę przekażemy na 7 dni przed wydarzeniem.

Przy bufecie firma cateringowa może przygotować większą liczbę uniwersalnych dań roślinnych, ponieważ sięgają po nie również osoby bez zadeklarowanej diety. Przy serwisie talerzowym potrzebny będzie dokładny podział wariantów, najlepiej przypisany do konkretnych gości lub stolików.

Należy też uzgodnić sposób oznaczania potraw i wydawania posiłków specjalnych.

Napoje wymagają osobnego opisu

Ogólna informacja „napoje w cenie” może być rozumiana na wiele sposobów. W wycenie trzeba ustalić, czy zakres obejmuje:

• wodę gazowaną i niegazowaną;
• kawę i herbatę;
• soki;
• napoje gazowane;
• lemoniady;
• napoje bezalkoholowe przygotowywane przez bar;
• wino, piwo lub mocniejsze alkohole;
• obsługę barmańską;
• szkło;
• lód;
• dodatki do napojów;
• nielimitowany serwis czy ustaloną ilość.

Przy konferencji trzeba podać liczbę i długość przerw kawowych. Na wieczornym evencie ważne są godziny działania baru oraz przewidywany zakres napojów alkoholowych i bezalkoholowych.

Należy również określić, kto zapewnia alkohol. Jeżeli dostarcza go organizator, firma cateringowa może nadal odpowiadać za szkło, chłodzenie, lód, otwieranie butelek, serwis i późniejsze uporządkowanie baru. Te elementy powinny zostać ujęte w kalkulacji.

Warunki w obiekcie mogą zmienić koszt realizacji

To samo menu będzie inaczej wycenione w obiekcie z profesjonalną kuchnią, a inaczej w hali, biurze lub przestrzeni plenerowej bez zaplecza gastronomicznego.

Firma cateringowa potrzebuje informacji o:

• dostępie do kuchni lub zaplecza;
• możliwości podgrzewania i chłodzenia potraw;
• przyłączu wody;
• dostępnej mocy elektrycznej;
• windzie i schodach;
• odległości od miejsca rozładunku;
• godzinach udostępnienia obiektu;
• miejscu dla samochodów dostawczych;
• przestrzeni na magazynowanie;
• zasadach korzystania z obiektu;
• sposobie usuwania odpadów.

Jeżeli organizator nie zna odpowiedzi, warto przesłać kontakt do managera obiektu albo zaproponować wizję lokalną. Zdjęcia sali i plan przestrzeni również pomagają, ale nie zawsze pokażą ograniczenia techniczne.

Wydarzenie na piętrze bez windy będzie wymagało innej organizacji dostaw niż event w obiekcie z rampą rozładunkową. Brak zaplecza może oznaczać konieczność dowiezienia urządzeń grzewczych, chłodniczych, stołów roboczych i elementów tymczasowej kuchni.

Te koszty nie wynikają z samego menu, lecz są niezbędne do jego bezpiecznej realizacji.

Wyposażenie sali nie zawsze znajduje się po stronie obiektu

W briefie trzeba jasno wskazać, czego oczekuje się od firmy cateringowej poza jedzeniem i obsługą.

Zakres może obejmować:

• stoły bufetowe;
• stoły koktajlowe;
• obrusy i tekstylia;
• zastawę;
• szkło;
• sztućce;
• ekspresy i termosy;
• podgrzewacze;
• wyposażenie baru;
• dekorację stacji gastronomicznych;
• meble dla gości;
• namioty lub zadaszenia;
• oświetlenie strefy cateringu.

Nie należy zakładać, że wszystkie te elementy automatycznie znajdują się w ofercie. Obiekt może zapewniać stoły i krzesła, ale nie mieć odpowiedniej ilości szkła. Innym razem sala dysponuje pełną zastawą, lecz wymaga opłaty za jej użycie lub zmywanie.

Rzetelna wycena powinna pokazywać, które elementy zapewnia BanGlob, które znajdują się w obiekcie, a które pozostają po stronie organizatora.

Opisz oczekiwany zakres pracy personelu

Liczba pracowników zależy od formy serwisu, liczby gości, układu sali i czasu wydarzenia. Obsługa bufetu podczas godzinnej przerwy wymaga innego zespołu niż pięciogodzinna kolacja zasiadana.

W briefie warto zaznaczyć, czy firma cateringowa ma odpowiadać za:

• przygotowanie i aranżację strefy;
• obsługę kelnerską;
• serwis napojów;
• bar;
• uzupełnianie bufetu;
• zbieranie zastawy;
• utrzymanie porządku w strefie gastronomicznej;
• obsługę zaplecza;
• koordynację całości;
• uprzątnięcie i demontaż po wydarzeniu.

Przy większych realizacjach potrzebny może być kierownik obsługi pozostający w kontakcie z organizatorem, sceną i zapleczem kuchennym. Jego obecność ułatwia reagowanie na opóźnienia w programie i zmiany pojawiające się w trakcie eventu.

Kompleksowa usługa BanGlob może obejmować przygotowanie menu, personel, wyposażenie i organizację zaplecza. Zakres powinien jednak zostać każdorazowo dopasowany do konkretnego wydarzenia i jasno wyszczególniony w ofercie.

Podaj budżet lub oczekiwany poziom kosztów

Organizatorzy często obawiają się ujawniania budżetu, zakładając, że firma cateringowa automatycznie wykorzysta całą dostępną kwotę. Brak jakichkolwiek ram może jednak prowadzić do przygotowania oferty niedopasowanej do możliwości klienta.

Budżet pozwala zdecydować, czy priorytetem powinno być:

• bardziej rozbudowane menu;
• większa liczba pracowników;
• serwis talerzowy;
• dodatkowe stacje;
• live cooking;
• dekoracyjna zastawa;
• obsługa baru;
• wysokiej klasy składniki;
• ograniczenie liczby pozycji przy zachowaniu ich jakości.

Można podać budżet całkowity albo orientacyjną kwotę na osobę. Należy doprecyzować, czy obejmuje ona wyposażenie, personel, transport i podatek VAT.

Dobry zapis może brzmieć:

Zakładany budżet na catering, napoje bezalkoholowe, obsługę, zastawę i transport wynosi 30 000-35 000 zł netto. Prosimy o wskazanie, jaki zakres można przygotować w tej kwocie, oraz o osobną wycenę opcjonalnego baru.

Jeżeli budżet nie został jeszcze ustalony, warto poprosić o dwa lub trzy warianty różniące się zakresem. Nie należy jednak oczekiwać wielu całkowicie odmiennych koncepcji bez podania kryteriów, według których mają być porównywane.

Poproś o przejrzystą strukturę oferty

Cena końcowa jest ważna, ale sama nie pozwala rzetelnie porównać propozycji. W briefie można poprosić o rozdzielenie głównych elementów wyceny:

• menu;
• napojów;
• obsługi;
• transportu;
• wyposażenia;
• kosztów zaplecza;
• pracy koordynatora;
• montażu i demontażu;
• dodatkowych opłat;
• wariantów opcjonalnych.

Warto również zapytać o:

• minimalną wartość zamówienia;
• termin potwierdzenia liczby gości;
• zasady zmiany liczby uczestników;
• warunki rezygnacji;
• godziny objęte wyceną personelu;
• koszt przedłużenia wydarzenia;
• opłaty za brak lub uszkodzenie wyposażenia;
• sposób rozliczania niewykorzystanych napojów;
• termin płatności.

Najtańsza oferta może nie obejmować transportu, szkła, obsługi po zakończeniu programu albo pełnego czasu pracy kelnerów. Różnice trzeba więc analizować na poziomie całego zakresu, a nie wyłącznie ceny za osobę.

Co warto dołączyć do zapytania?

Do briefu można dołączyć materiały, które ułatwią przygotowanie trafnej propozycji:

• plan sali;
• zdjęcia obiektu;
• harmonogram wydarzenia;
• księgę identyfikacji wizualnej;
• inspiracje dotyczące aranżacji;
• menu z wcześniejszej edycji;
• dane o zużyciu z poprzednich wydarzeń;
• regulamin obiektu;
• informacje techniczne;
• listę kontaktów do osób odpowiedzialnych za lokalizację i produkcję.

Przy cyklicznym evencie szczególnie wartościowe są dane z poprzedniego roku. Warto przekazać nie tylko zamówioną liczbę porcji, lecz także faktyczną frekwencję, ilość nadwyżek, popularność dań i problemy pojawiające się podczas serwisu.

Przykładowy brief dla firmy cateringowej

Poniższy układ można wykorzystać jako punkt wyjścia do własnego zapytania.

Informacje o wydarzeniu

Rodzaj wydarzenia: konferencja dla klientów i partnerów biznesowych
Data: 15 października
Lokalizacja: centrum konferencyjne w Gdyni
Liczba gości: 180 osób, maksymalnie 200
Łączna liczba osób korzystających z cateringu: około 215 wraz z organizatorami i obsługą
Godziny wydarzenia: 8:30-18:30
Charakter: profesjonalny, nowoczesny, średnio formalny

Cel

Prezentacja wyników branżowych, spotkanie klientów z ekspertami oraz networking po części konferencyjnej.

Harmonogram cateringu

• 8:30-9:00 – welcome coffee i lekki poczęstunek;
• 10:45-11:15 – przerwa kawowa;
• 13:00-14:00 – bufet lunchowy;
• 15:30-15:50 – druga przerwa kawowa;
• 17:00-18:30 – finger food i napoje podczas networkingu.

Oczekiwania dotyczące menu

Nowoczesne menu bazujące na sezonowych składnikach. Lunch powinien obejmować dwa dania główne, pełnowartościową propozycję roślinną, dodatki, sałatki i deser. Finger food po konferencji ma zawierać pozycje zimne i ciepłe, wygodne do jedzenia podczas rozmowy.

Diety

Na obecnym etapie:

• 18 diet wegetariańskich;
• 6 wegańskich;
• 4 bezglutenowe;
• 2 alergie wymagające indywidualnego uzgodnienia.

Ostateczna lista zostanie przekazana tydzień przed wydarzeniem.

Napoje

Kawa, herbata, woda i soki podczas całej konferencji. Po jej zakończeniu dodatkowo lemoniady i napoje bezalkoholowe. Bez alkoholu.

Wyposażenie i obsługa

Prosimy o uwzględnienie zastawy, szkła, stołów bufetowych, tekstyliów, transportu, montażu, obsługi kelnerskiej, kierownika sali i demontażu.

Budżet

Maksymalnie 40 000 zł netto za pełny zakres. Prosimy o wskazanie elementów zawartych w cenie oraz opcji dodatkowych.

Termin

Oferta potrzebna do 20 sierpnia. Decyzja planowana do końca miesiąca.

Taki dokument daje firmie cateringowej podstawę do przygotowania konkretnej kalkulacji i ogranicza liczbę pytań, które trzeba wyjaśniać w kolejnych wiadomościach.

Dobry brief usprawnia współpracę od pierwszej wyceny

Rzetelna oferta wymaga informacji o liczbie gości, harmonogramie, menu, sposobie serwowania, warunkach obiektu, wyposażeniu i oczekiwanym zakresie obsługi. Budżet oraz jasne zasady porównania wariantów dodatkowo skracają proces decyzyjny.

Nie wszystkie szczegóły muszą być znane od początku. Warto jednak wyraźnie zaznaczyć, które dane są potwierdzone, a które pozostają orientacyjne. Doświadczona firma cateringowa pomoże uzupełnić brakujące elementy i wskaże założenia, które mogą utrudnić realizację.

Prześlij brief do BanGlob

Planujesz konferencję, bankiet, networking, wydarzenie sportowe lub event w siedzibie firmy? Przekaż zespołowi BanGlob podstawowe informacje o terminie, liczbie uczestników, harmonogramie i lokalizacji. Na ich podstawie przygotujemy indywidualnie dopasowaną propozycję menu, serwisu, personelu i zaplecza.

Skontaktuj się z BanGlob i opowiedz o planowanym wydarzeniu. Pomożemy uporządkować założenia briefu oraz przygotujemy kompleksową ofertę odpowiadającą celowi eventu i warunkom realizacji.