Ile jedzenia i napojów zamówić na event firmowy? Jak uniknąć braków i niepotrzebnych nadwyżek

Zamówienie zbyt małej ilości jedzenia może zepsuć odbiór nawet dobrze zorganizowanego wydarzenia. Puste półmiski na długo przed zakończeniem przerwy, brak wariantu dietetycznego albo kolejka po ostatnie filiżanki kawy szybko stają się jednym z najlepiej zapamiętanych elementów eventu.

Zamówienie wyraźnie zawyżonej liczby porcji nie jest jednak rozsądnym zabezpieczeniem. Podnosi koszty, komplikuje logistykę i prowadzi do powstawania nadwyżek, których nie zawsze można później bezpiecznie wykorzystać.

Nie istnieje jedna uniwersalna liczba porcji na uczestnika. Obliczenia trzeba oprzeć na potwierdzonej frekwencji, porze i długości wydarzenia, formule serwisu, konstrukcji menu oraz profilu zaproszonych osób.

Liczba zaproszonych osób nie jest liczbą gości do obsłużenia

Punktem wyjścia nie powinna być liczba wysłanych zaproszeń, lecz możliwie wiarygodna prognoza rzeczywistej frekwencji. Przy wydarzeniu zamkniętym można oprzeć się na potwierdzeniach uczestnictwa. Większego marginesu wymaga event z otwartą rejestracją, bezpłatne spotkanie branżowe lub wydarzenie, na które goście mogą przyprowadzić osoby towarzyszące.

W zestawieniu trzeba uwzględnić również osoby, które nie znajdują się na głównej liście uczestników, ale będą korzystać z cateringu:

• prelegentów i moderatorów;
• organizatorów obecnych na miejscu;
• obsługę techniczną i ekipę realizacyjną;
• artystów lub prowadzących;
• kierowców i ochronę, jeśli organizator zapewnia im posiłki;
• przedstawicieli partnerów oraz mediów.

Przy konferencji dla 200 zarejestrowanych uczestników rzeczywista liczba posiłków może więc wynosić 215 lub 220. Pominięcie zespołu pracującego przez cały dzień często prowadzi do sytuacji, w której porcje przygotowane dla gości są wydawane osobom obsługującym wydarzenie.

Warto ustalić z firmą cateringową termin przekazania ostatecznej liczby uczestników oraz zasady postępowania w przypadku późniejszych zmian. Zamówienie produktów, przygotowanie porcji i zaplanowanie personelu wymagają wyprzedzenia, dlatego korekta w dniu eventu nie zawsze będzie możliwa.

Najpierw określ funkcję jedzenia podczas wydarzenia

Ta sama liczba gości może wymagać zupełnie innej ilości jedzenia w zależności od programu. Poczęstunek oczekujący na uczestników przed obiadem pełni inną funkcję niż finger food, który ma zastąpić wieczorny posiłek.

Przed obliczeniem porcji trzeba odpowiedzieć na kilka pytań:

• czy catering stanowi główny posiłek, czy jedynie dodatek do spotkania;
• o jakiej porze rozpoczyna się wydarzenie;
• kiedy goście prawdopodobnie jedli wcześniej;
• jak długo potrwa program;
• czy po zakończeniu eventu zaplanowano kolację lub bankiet;
• czy jedzenie będzie dostępne stale, czy wyłącznie podczas krótkiej przerwy.

Uczestnicy konferencji rozpoczynającej się o 9:00 mogą oczekiwać kawy i lekkiego poczęstunku, ale niekoniecznie pełnego śniadania. Jeżeli to samo wydarzenie trwa do 17:00, trzeba już zaplanować sycący lunch, kolejną przerwę i stały dostęp do napojów.

Podczas networkingu rozpoczynającego się o 18:00 goście mogą traktować catering jak kolację, nawet jeśli organizator określi go w zaproszeniu jako „lekki poczęstunek”. Zbyt mała liczba przekąsek będzie wtedy odczuwalna znacznie szybciej niż podczas spotkania odbywającego się między głównymi posiłkami.

Orientacyjne ilości zależą od formatu serwisu

Profesjonalna firma cateringowa przelicza zamówienie na podstawie konkretnych receptur, gramatur i wydajności poszczególnych dań. Organizator nie musi samodzielnie określać liczby kilogramów każdego produktu. Powinien jednak rozumieć, z jakiej skali wynika przygotowana oferta.

Poniższe wartości mogą służyć jako punkt wyjścia:

Branżowe wytyczne najczęściej wskazują około 6-8 przekąsek na osobę, gdy później podawany jest pełny posiłek, oraz około 12-15, gdy finger food ma zastąpić lunch lub kolację. Wartości trzeba zwiększyć przy dłuższym wydarzeniu, lekkich gramaturach lub serwisie przypadającym na typową porę posiłku.

Liczenie samych sztuk może być jednak mylące. Miniaturowa tartaletka, niewielka kanapka, porcja dania podana w naczyniu degustacyjnym i pojedynczy koreczek nie zapewniają takiej samej sytości. Dwanaście bardzo lekkich przekąsek może okazać się niewystarczające, podczas gdy odpowiednio skomponowane menu z ciepłymi i bardziej treściwymi pozycjami będzie pełnym posiłkiem.

Nie każda pozycja z bufetu musi występować w liczbie odpowiadającej wszystkim gościom

Przy bufecie łatwo popełnić błąd polegający na zamówieniu pełnej porcji każdego dania dla każdego uczestnika. Jeżeli menu obejmuje dwa rodzaje mięsa, rybę, wariant roślinny, kilka dodatków i sałatki, przygotowanie 150 porcji każdej pozycji dla 150 gości doprowadziłoby do ogromnej nadwyżki.

Pełna liczba uczestników dotyczy całego posiłku, a nie każdej potrawy osobno. Ilość poszczególnych dań trzeba podzielić zgodnie z przewidywanymi wyborami gości.

Nie należy robić tego automatycznie po równo. Jeżeli bufet oferuje trzy dania główne, podział po jednej trzeciej może wyglądać logicznie, ale w praktyce jedna pozycja może cieszyć się znacznie większym zainteresowaniem. Firma cateringowa powinna ocenić popularność dań na podstawie doświadczenia, charakteru wydarzenia i profilu uczestników.

W menu warto połączyć:

• dania powszechnie wybierane;
• pełnowartościową propozycję roślinną;
• warianty odpowiadające zgłoszonym potrzebom dietetycznym;
• dodatki pasujące do więcej niż jednego dania głównego;
• pozycje, które można uzupełniać partiami.

Duży wybór nie zawsze zwiększa komfort gości. Każda dodatkowa potrawa wymaga odpowiedniej ekspozycji, temperatury, oznaczenia i zapasu. Krótsze, dobrze skomponowane menu pozwala dokładniej przewidzieć zużycie niż bufet zawierający kilkanaście konkurujących ze sobą propozycji.

Serwis talerzowy pozwala precyzyjniej kontrolować porcje

Przy serwisie kelnerskim każde miejsce odpowiada jednej przygotowanej porcji. Organizator przekazuje liczbę gości, podział na warianty menu oraz informacje o dietach. Dzięki temu kuchnia może zaplanować liczbę dań znacznie dokładniej niż przy bufecie, z którego uczestnicy nakładają jedzenie samodzielnie.

Warunkiem jest dobre zarządzanie listą gości. Jeżeli organizator nie wie, które osoby wybrały menu roślinne lub bezglutenowe, kelnerzy będą musieli szukać właściwych uczestników już podczas serwisu. Część specjalnych porcji może zostać wydana przypadkowo innym osobom, a dla zgłoszonych gości zabraknie odpowiedniego dania.

Przy posiłku zasiadanym przydatne są:

• wcześniejsze zebranie wyborów menu;
• przypisanie wariantu do nazwiska lub numeru stołu;
• czytelne, ale dyskretne oznaczenia;
• lista dostępna dla koordynatora i kierownika obsługi;
• niewielka liczba dodatkowych porcji uzgodniona z cateringiem.

Rezerwa nie powinna polegać na przygotowaniu kilkunastu procent więcej każdego wariantu. Lepiej ustalić kilka dodatkowych dań możliwie uniwersalnych, które pozwolą obsłużyć niezapowiedzianego gościa albo skorygować pomyłkę bez tworzenia dużych nadwyżek.

Bufet wymaga większego marginesu, ale nie nieograniczonego zapasu

Przy bufecie uczestnicy samodzielnie decydują o wielkości porcji. Pierwsze osoby mogą nałożyć więcej niż zakładano, a niektóre dania znikają szybciej niż pozostałe. Z tego powodu bufet zwykle wymaga większej rezerwy niż serwis talerzowy.

Nie oznacza to jednak, że do każdej kalkulacji należy automatycznie dodać 20% lub 30%. Wielkość zapasu trzeba uzależnić od wiarygodności listy gości, liczby wariantów, czasu dostępności bufetu oraz możliwości uzupełniania potraw.

Przy potwierdzonej frekwencji często rozważa się margines około 5-10%. Niższa wartość może wystarczyć podczas zamkniętego wydarzenia z dokładną listą uczestników. Wyższa będzie bezpieczniejsza przy swobodnym bufecie, otwartej rejestracji albo spodziewanych zmianach w ostatniej chwili. Jest to punkt wyjścia do rozmowy z cateringiem, a nie uniwersalny obowiązek doliczania 10% do każdej pozycji.

Ograniczeniu nadwyżek sprzyja wykładanie jedzenia etapami. Zamiast od razu eksponować cały zapas, obsługa uzupełnia półmiski i podgrzewacze w miarę zużycia. Bufet przez dłuższy czas wygląda świeżo i estetycznie, a część niewystawionych produktów pozostaje pod kontrolą zaplecza.

W przypadku finger food liczy się również tempo podawania

Przy przekąskach roznoszonych przez kelnerów sama łączna liczba sztuk nie wystarczy. Jeżeli większość porcji zostanie podana w pierwszych 20 minutach, goście mogą odnieść wrażenie, że jedzenia jest dużo, a później przez godzinę nie zobaczą kolejnej tacy.

Menu trzeba rozłożyć na cały czas serwisu. Lżejsze, zimne przekąski mogą pojawić się na początku. Ciepłe i bardziej sycące porcje warto wprowadzać później, szczególnie gdy wydarzenie odbywa się wieczorem.

Należy też obserwować, czy kelnerzy docierają do całej przestrzeni. Podczas networkingu część gości pozostaje blisko wejścia lub baru, a inni rozmawiają w bocznych strefach. Bez ustalonych tras obsługi te same osoby mogą kilkukrotnie skorzystać z cateringu, podczas gdy pozostali nie otrzymają żadnej przekąski.

Przy stacjach samoobsługowych popularność poszczególnych pozycji można kontrolować przez wielkość naczyń i częstotliwość uzupełniania. Nie trzeba wystawiać od razu pełnej liczby porcji, zwłaszcza gdy wydarzenie trwa kilka godzin.

Napoje trzeba liczyć osobno od jedzenia

Braki w napojach pojawiają się często wcześniej niż braki jedzenia. Dotyczy to szczególnie wody podczas letnich realizacji, kawy na konferencjach oraz napojów bezalkoholowych podczas wieczornych eventów.

Przy kalkulacji trzeba uwzględnić:

• długość wydarzenia;
• temperaturę i porę roku;
• aktywność uczestników;
• dostępność alkoholu;
• liczbę przerw;
• porę dnia;
• sposób serwowania;
• możliwość bieżącego uzupełniania zapasów.

Woda

Woda powinna pozostać dostępna przez całe wydarzenie, a nie tylko podczas przerwy obiadowej. Orientacyjne wytyczne spotykane w branży zakładają około 0,35-0,5 litra na osobę na godzinę, jednak zapotrzebowanie rośnie w wysokiej temperaturze, podczas eventów plenerowych i przy aktywności fizycznej.

Nie cała ilość musi od początku znajdować się na stołach. Lepiej zaplanować zapas na zapleczu i regularnie uzupełniać karafki, dystrybutory lub butelki. Ogranicza to liczbę otwartych opakowań pozostających po wydarzeniu.

Kawa i herbata

Poranne konferencje generują większe zapotrzebowanie na kawę niż popołudniowe spotkania. Jako punkt wyjścia można przyjąć około 1-2 filiżanek na osobę podczas dwugodzinnego wydarzenia i 2-3 przy programie trwającym ponad cztery godziny. Nie oznacza to, że każdy uczestnik wypije tyle samo. Część osób nie wybierze kawy, a inni wrócą po nią kilkakrotnie.

Obok kawy należy zapewnić herbatę, wodę oraz przynajmniej jeden zimny napój. Liczba ekspresów, termosów i punktów serwisu jest równie ważna jak łączna ilość produktu. Kawa przygotowana dla 200 osób nie rozwiąże problemu, jeżeli wszyscy uczestnicy mają jedynie 15 minut przerwy i korzystają z jednego urządzenia.

Napoje na wieczornym evencie

Przy kilkugodzinnym bankiecie często stosuje się orientacyjną zasadę dwóch napojów w pierwszej godzinie i jednego w każdej kolejnej. Kalkulacja obejmuje wszystkie wybory gości, a nie wyłącznie alkohol. Podział między wodę, napoje bezalkoholowe, wino, piwo i drinki trzeba dopasować do rodzaju wydarzenia oraz profilu uczestników.

Nie należy ograniczać wariantów bezalkoholowych do wody. Goście prowadzący samochód, unikając alkoholu lub pozostający na wydarzeniu przez kilka godzin powinni mieć dostęp do porównywalnie atrakcyjnych możliwości.

Pogoda i miejsce mogą całkowicie zmienić zużycie

Plan przygotowany dla klimatyzowanej sali konferencyjnej nie może zostać bezpośrednio przeniesiony na piknik firmowy w upalny dzień. Podczas wydarzenia plenerowego wzrasta zapotrzebowanie na wodę i zimne napoje, a ciężkie dania mogą cieszyć się mniejszym zainteresowaniem.

Przy niskiej temperaturze goście częściej wybierają ciepłe napoje i dania. Deszcz może natomiast skupić wszystkich uczestników w jednej zadaszonej strefie, co zmieni tempo korzystania z bufetów i barów.

W planie realizacji warto uwzględnić:

• prognozowaną temperaturę;
• dostęp do zacienienia lub ogrzewanej przestrzeni;
• czas przebywania gości na zewnątrz;
• odległość między strefami;
• możliwość chłodzenia napojów;
• punkt uzupełniania zapasów;
• scenariusz na zmianę pogody.

BanGlob w swoich realizacjach plenerowych łączy planowanie menu z organizacją zaplecza, punktów gastronomicznych i przepływu uczestników. Przy takich wydarzeniach ilości nie można oddzielić od logistyki oraz czasu potrzebnego na bieżące uzupełnianie serwisu.

Diety specjalne trzeba liczyć na podstawie zgłoszeń

Przygotowanie identycznej liczby porcji mięsnych, wegetariańskich, wegańskich i bezglutenowych nie jest rozsądnym sposobem zapewnienia wyboru. Prowadziłoby do dużych nadwyżek, a mimo to mogłoby nie zabezpieczyć potrzeb konkretnej osoby z alergią.

Informacje dietetyczne najlepiej zebrać podczas rejestracji. Formularz powinien rozróżniać preferencję od alergii lub medycznego ograniczenia żywieniowego. Dla kuchni i obsługi są to odmienne sytuacje.

Po zamknięciu rejestracji organizator powinien przekazać:

• liczbę osób korzystających z poszczególnych wariantów;
• informacje o zgłoszonych alergenach;
• nazwiska lub numery stolików przy serwisie talerzowym;
• zasady oznaczania dań;
• informację, czy specjalne porcje będą wydawane przez obsługę.

Przy bufecie warto przygotować nieco więcej najbardziej uniwersalnego dania roślinnego, ponieważ mogą sięgnąć po nie także osoby bez zadeklarowanej diety. Nie należy natomiast traktować specjalistycznego posiłku dla osoby z alergią jako ogólnodostępnej alternatywy dla wszystkich gości.

Przykład kalkulacji dla 120-osobowego networkingu

Załóżmy, że firma organizuje trzygodzinne spotkanie dla klientów i partnerów biznesowych. Event rozpoczyna się o 18:00, a finger food ma zastąpić kolację.

Liczba osób

Zaproszenie potwierdziło 112 gości. Na miejscu będzie również 5 przedstawicieli organizatora i 3 prelegentów. Łączna liczba osób korzystających z cateringu wynosi więc 120.

Organizator nie dodaje automatycznie kolejnych 20%, ponieważ lista jest zamknięta. Ustala z cateringiem niewielką rezerwę na ewentualne zmiany i dodatkowe porcje o możliwie uniwersalnym charakterze.

Jedzenie

Przy założeniu 12-15 porcji finger food na osobę potrzeba łącznie około 1440-1800 elementów. Nie powinny to być jednak wyłącznie drobne koreczki i lekkie tartaletki.

Menu może obejmować:

• kilka niewielkich przekąsek zimnych;
• ciepłe finger food;
• bardziej sycące porcje podawane w małych naczyniach;
• pełnowartościowe warianty roślinne;
• niewielkie desery.

Firma cateringowa dzieli łączną liczbę między poszczególne pozycje, uwzględniając ich gramaturę i przewidywaną popularność. Część dań pozostaje na stacjach, a część jest roznoszona przez kelnerów.

Napoje

Przy trzygodzinnym wydarzeniu należy zapewnić stały dostęp do wody oraz zaplanować napoje zimne, kawę i herbatę. Jeżeli przewidziano bar, jego oferta powinna obejmować również atrakcyjne warianty bezalkoholowe.

Zapasy pozostają częściowo na zapleczu. Obsługa uzupełnia lodówki, karafki i stacje, dzięki czemu nie wszystkie opakowania muszą zostać otwarte od razu.

Kontrola podczas wydarzenia

Kierownik obsługi obserwuje tempo zużycia. Jeżeli jedno danie cieszy się wyjątkowo dużym zainteresowaniem, kolejne partie innych przekąsek można wprowadzić wcześniej. Zapas nie jest więc jedynie statyczną liczbą, ale elementem zarządzania serwisem.

Jak ograniczyć nadwyżki bez ryzyka, że zabraknie jedzenia?

Najlepsze rezultaty daje połączenie dokładniejszych danych z elastyczną organizacją serwisu.

Potwierdź ostateczną frekwencję

Im dokładniejsza liczba uczestników, tym mniejszy margines trzeba doliczać. Przypomnienie wysłane przed wydarzeniem pozwala wychwycić rezygnacje oraz osoby, które nie uzupełniły formularza.

Nie zamawiaj pełnej porcji każdego wariantu dla każdej osoby

Gość korzystający z bufetu spróbuje kilku dań, ale nie zje pełnego zestawu wszystkich pozycji. Menu trzeba kalkulować jako całość.

Wykładaj potrawy partiami

Mniejsze półmiski uzupełniane przez obsługę wyglądają lepiej niż duże naczynia, które po godzinie pozostają częściowo puste. Jedzenie niewystawione na sali łatwiej kontrolować.

Wybieraj menu elastyczne operacyjnie

Niektóre pozycje można przygotowywać lub kończyć partiami w trakcie eventu. Stacje live cooking i dania porcjowane na bieżąco pozwalają lepiej reagować na rzeczywiste zainteresowanie, o ile obiekt oferuje odpowiednie zaplecze.

Zbieraj dane z wcześniejszych wydarzeń

Po evencie warto zanotować faktyczną frekwencję, zużycie napojów, najszybciej znikające dania i pozostałe ilości. Przy cyklicznej konferencji lub corocznym spotkaniu firmowym takie dane są znacznie bardziej użyteczne niż uniwersalny kalkulator.

Ustal plan postępowania z pozostałym jedzeniem

Nie każda potrawa może zostać bezpiecznie przekazana gościom lub wykorzystana po zakończeniu wydarzenia. Decyzję trzeba uzgodnić z firmą cateringową, uwzględniając sposób przechowywania, czas ekspozycji i wymagania higieniczne. Nie należy zakładać, że wszystko, co pozostanie na bufecie, będzie można po prostu zapakować.

Dobra kalkulacja zaczyna się od właściwego briefu

Firma cateringowa przygotuje trafniejsze ilości, gdy otrzyma więcej informacji niż sama liczba uczestników. W briefie powinny znaleźć się:

• potwierdzona i maksymalna liczba gości;
• liczba osób z zespołu organizacyjnego;
• godziny rozpoczęcia i zakończenia;
• dokładny harmonogram przerw;
• informacja, czy catering zastępuje główny posiłek;
• wybrany sposób serwisu;
• profil uczestników;
• zgłoszone diety i alergie;
• warunki obiektu;
• możliwość przechowywania oraz uzupełniania zapasów.

Doświadczony zespół powinien na tej podstawie nie tylko przeliczyć porcje, ale też wskazać miejsca, w których założenia organizatora mogą prowadzić do braków lub nadwyżek.

Zaplanuj ilości i serwis wspólnie z BanGlob

BanGlob od ponad 30 lat realizuje catering na spotkania biznesowe, konferencje, bankiety, wydarzenia sportowe i imprezy plenerowe. Zespół może przygotować indywidualnie dopasowane menu, obliczyć potrzebne ilości oraz zaplanować sposób serwisu i uzupełniania potraw podczas wydarzenia.

Skontaktuj się z BanGlob i przekaż nam liczbę gości, harmonogram oraz charakter eventu. Przygotujemy propozycję cateringu, która zabezpieczy potrzeby uczestników bez zamawiania przypadkowego nadmiaru jedzenia i napojów.