Czy spotkanie, szkolenie albo bankiet firmowy trzeba zawsze przenosić do wynajętego lokalu? W wielu sytuacjach nie ma takiej potrzeby, ponieważ siedziba firmy pozwala zorganizować wydarzenie bliżej zespołu, klientów, partnerów biznesowych i samej marki. Goście trafiają do miejsca związanego z działalnością firmy, a organizator korzysta z przestrzeni, którą zna i może wcześniej przygotować pod konkretny przebieg spotkania.
Catering w siedzibie firmy wymaga jednak dobrego rozpoznania miejsca. Trzeba ocenić układ sal, dostęp do zaplecza, możliwość rozładunku, miejsce na bufet, przejścia dla obsługi oraz komfort uczestników. Trzeba też pod uwagę wziąć charakter spotkania; inaczej planuje się krótką przerwę kawową dla kilku osób, inaczej całodniowe szkolenie z lunchem, a inaczej bankiet po prezentacji produktu lub spotkaniu z kontrahentami.
Kiedy organizacja wydarzenia w siedzibie firmy ma sens?
Siedziba firmy jest właściwym miejscem dla wydarzeń bezpośrednio związanych z działalnością marki, zespołem, klientami lub partnerami biznesowymi. Dotyczy to przede wszystkim spotkań zarządu, rozmów z kontrahentami, prezentacji produktów, szkoleń wewnętrznych, warsztatów, jubileuszy oraz bankietów po części oficjalnej. W takich sytuacjach uczestnicy pozostają w przestrzeni firmy, a organizator zachowuje większą kontrolę nad przebiegiem spotkania, dostępem do zaplecza, materiałów, sprzętu i osób odpowiedzialnych po stronie firmy.
Organizacja wydarzenia w siedzibie ma sens szczególnie wtedy, gdy dostępna przestrzeń pozwala przyjąć gości wygodnie i reprezentacyjnie. Liczy się odpowiednia sala, swobodne przejścia, miejsce na powitanie uczestników, przestrzeń na catering oraz możliwość oddzielenia części merytorycznej od rozmów przy kawie, lunchu lub bankiecie. Im lepiej układ biura odpowiada planowanemu przebiegowi wydarzenia, tym łatwiej ograniczyć przejazdy, skrócić czas organizacyjny i utrzymać spotkanie w jednym, spójnym miejscu.
Przy spotkaniach poświęconych prezentacji showroomu, nowej siedziby, strefy ekspozycyjnej, zaplecza operacyjnego albo miejsca realizacji usług wybór przestrzeni firmowej wynika bezpośrednio z celu wydarzenia. Catering uzupełnia wtedy część oficjalną, zapewnia gościom komfort i pozwala przejść od prezentacji lub szkolenia do rozmów przy kawie, lunchu albo bankiecie bez wynajmowania osobnego lokalu.
Co trzeba sprawdzić w firmowej przestrzeni przed zamówieniem cateringu?
Przed zamówieniem cateringu należy upewnić się, że dostępna przestrzeń odpowiada liczbie gości oraz planowanej formie wydarzenia. Inaczej przygotowuje się spotkanie przy jednym stole, inaczej szkolenie z przerwami kawowymi, a inaczej bankiet, podczas którego uczestnicy swobodnie przemieszczają się między kilkoma strefami. Podstawą jest miejsce na bufet, ustawienie stołów, wygodne dojście do napojów i przekąsek oraz przejście dla obsługi, która musi uzupełniać serwis bez blokowania recepcji, wejścia, korytarzy lub sali spotkania.
Równie istotne są warunki techniczne, które wpływają na przygotowanie cateringu przed przyjazdem uczestników. Trzeba sprawdzić dostęp do windy, parkingu, wejścia technicznego, miejsca rozładunku, prądu, wody oraz zaplecza dla obsługi. Przy większym wydarzeniu potrzebna jest także przestrzeń, w której zespół cateringowy może przygotować serwis, przechować wyposażenie, uzupełniać bufet i prowadzić prace porządkowe poza główną częścią spotkania.
Osobnej weryfikacji wymagają zasady obowiązujące w budynku. Dotyczy to godzin dostaw, pracy ochrony lub recepcji, możliwości wjazdu na teren firmy, korzystania z wind, zabezpieczenia podłóg, wynoszenia odpadów oraz dostępu do pomieszczeń technicznych. Ustalenie tych kwestii przed wydarzeniem pozwala dobrać formę serwisu, zakres obsługi, wyposażenie i harmonogram pracy zespołu cateringowego do realnych warunków siedziby firmy.
Kiedy sama dostawa jedzenia nie wystarczy?
Przy prostym poczęstunku wystarcza sama dostawa jedzenia, które można ustawić przed rozpoczęciem spotkania. Dotyczy to krótkich zebrań, niewielkich spotkań zespołu lub przerw kawowych, podczas których goście sami sięgają po kawę, wodę, przekąski lub gotowe porcje. Jeżeli jedzenie i napoje nie wymagają bieżącego uzupełniania, wymiany naczyń ani pracy obsługi w trakcie wydarzenia, pełny serwis cateringowy zwykle nie jest potrzebny.
Pełna obsługa staje się potrzebna wtedy, gdy catering ma towarzyszyć wydarzeniu przez dłuższy czas. Przy szkoleniu dla większej grupy, spotkaniu z klientami albo bankiecie firmowym ktoś musi przygotować bufet, uzupełniać napoje, podawać potrawy, kontrolować zastawę, zbierać zużyte naczynia i dbać o porządek w strefie serwisu. Różnica polega więc na zakresie odpowiedzialności: sama dostawa kończy się po przekazaniu jedzenia, a pełna obsługa obejmuje pracę zespołu podczas wydarzenia.
Przy bardziej reprezentacyjnych spotkaniach trzeba zaplanować także elementy, których nie obejmuje prosta dostawa:
- zastawę i szkło dopasowane do rodzaju serwisu,
- stoły koktajlowe, tekstylia i wyposażenie strefy cateringu,
- oznaczenia potraw, w tym wariantów dietetycznych i alergenów,
- zaplecze serwisowe dla obsługi,
- bieżące uzupełnianie bufetu i porządkowanie strefy cateringu,
- sprzątanie po zakończeniu wydarzenia.
Dzięki temu organizator nie angażuje recepcji, administracji ani pracowników firmy w zadania techniczne, a goście korzystają z cateringu w sposób wygodny i zgodny z przebiegiem spotkania.
Jak dopasować menu do spotkania, szkolenia lub bankietu?
Planowanie menu należy zacząć od zebrania informacji o dietach, alergiach i ograniczeniach żywieniowych gości. Powinny pojawić się warianty wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe oraz propozycje dla osób z najczęściej zgłaszanymi alergiami. Potrzebne są także czytelne oznaczenia potraw, aby uczestnicy mogli wybrać jedzenie zgodne ze swoimi potrzebami bez dopytywania obsługi o każdy składnik.
Przy krótkim spotkaniu biznesowym wystarczą kawa, herbata, woda oraz kilka drobnych przekąsek podanych przed rozpoczęciem rozmów albo podczas krótkiej przerwy. Mogą to być mini kanapki, tartinki, owoce, kruche ciastka lub małe desery, zależnie od pory dnia i charakteru spotkania. Menu powinno być eleganckie, ale oparte na niewielkich porcjach, po które goście mogą sięgnąć przed rozmową lub podczas krótkiej przerwy.
Podczas kilkugodzinnego szkolenia w menu powinna znaleźć się przerwa kawowa, lunch, napoje dostępne przez cały czas trwania spotkania oraz lekkie przekąski między kolejnymi częściami programu. Na lunch można zaplanować dania ciepłe, sałatki, propozycje wegetariańskie, dodatki oraz desery w porcjach wygodnych do podania w przerwie. Napoje powinny być dostępne przez cały czas, a lunch najlepiej zaplanować w głównej przerwie szkolenia, aby uczestnicy spokojnie mogli zjeść pełny posiłek.
Bankiet firmowy po prezentacji, jubileuszu lub spotkaniu z kontrahentami wymaga bardziej reprezentacyjnego menu niż standardowa przerwa kawowa. Może się w nim znaleźć finger food, eleganckie przekąski wytrawne, małe porcje dań ciepłych, desery oraz strefę napojów. Dobrym wyborem przekąsek będą tartinki, mini kanapki, wytrawne tartaletki czy małe porcje sałatek, a przy dłuższym bankiecie także ciepłe dania podane w mniejszych porcjach.
Jak zaplanować harmonogram cateringu podczas wydarzenia w firmie?
Harmonogram cateringu powinien współgrać z programem wydarzenia: godzinami przyjazdu gości, rozpoczęcia części merytorycznej, planowanych przerw, lunchu oraz zakończenia spotkania. Na początku należy określić, o której zespół cateringowy może wejść do budynku i kiedy strefa serwisu ma być gotowa dla uczestników. Jeśli goście są witani kawą, wodą i drobnymi przekąskami, serwis powinien być przygotowany przed ich przybyciem, aby powitanie od razu odbywało się w zaplanowanej przestrzeni.
Przy szkoleniu, warsztacie lub kilkugodzinnym spotkaniu catering najlepiej rozpisać zgodnie z kolejnymi punktami programu. Przerwa kawowa może przypadać po pierwszym bloku, lunch w głównej przerwie, a napoje powinny pozostać dostępne przez cały czas wydarzenia. W harmonogramie trzeba uwzględnić także czas na uzupełnienie serwisu, zebranie naczyń i przygotowanie kolejnej części cateringu między poszczególnymi etapami spotkania.
Jeżeli po prezentacji, szkoleniu lub części oficjalnej zaplanowany jest bankiet, jego przygotowanie powinno rozpocząć się odpowiednio wcześniej. Dzięki temu po zakończeniu wystąpień goście mogą przejść do rozmów przy cateringu, a organizator nie musi wydzielać dodatkowej przerwy na ustawienie serwisu. Ostatnim etapem harmonogramu pozostaje sprzątanie, demontaż i odbiór wyposażenia, zaplanowane tak, aby po wydarzeniu przestrzeń firmowa mogła wrócić do codziennego funkcjonowania.
Najczęstsze błędy przy organizacji cateringu w siedzibie firmy
Przy cateringu organizowanym w siedzibie firmy błędy najczęściej wynikają z pominięcia warunków miejsca i harmonogramu wydarzenia. Samo zamówienie odpowiedniego menu nie wystarczy, jeżeli wcześniej nie zostanie ustalone, gdzie stanie bufet, którędy wejdzie obsługa, o której godzinie możliwy jest montaż i kto po stronie firmy podejmie decyzje organizacyjne w dniu spotkania. Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy catering traktuje się jak zwykłą dostawę do biura, mimo że wydarzenie wymaga przygotowania przestrzeni, zaplecza i czasu na serwis.
Do błędów, które najczęściej utrudniają obsługę wydarzenia w firmowej przestrzeni, należą:
- za mało miejsca na bufet i ustawienie go w punkcie, który blokuje wejście, recepcję, korytarz albo dostęp do sali;
- brak zaplecza dla obsługi, czyli miejsca na wyposażenie, uzupełnianie serwisu, przechowanie naczyń i uporządkowanie zużytej zastawy;
- zbyt późna dostawa względem rozpoczęcia wydarzenia, przez co serwis nie jest gotowy na moment przyjścia gości;
- menu niedopasowane do formy stojącej, na przykład potrawy wymagające wygodnego miejsca przy stole podczas bankietu lub rozmów networkingowych;
- brak oznaczeń diet i alergenów, szczególnie przy bufecie, finger food i deserach wybieranych samodzielnie przez gości;
- brak osoby decyzyjnej na miejscu, która może wskazać przestrzeń, potwierdzić ustawienie serwisu i rozwiązać bieżące kwestie organizacyjne;
- nieuwzględnienie zasad budynku, w tym pracy recepcji, ochrony, godzin dostaw, korzystania z windy, parkingu lub wejścia technicznego.
Te elementy należy ustalić przed wydarzeniem, jeszcze na etapie rozmów z firmą cateringową. Dzięki temu można dopasować zakres obsługi, godzinę przyjazdu, sposób ustawienia bufetu i plan sprzątania do realnych warunków siedziby firmy, zamiast rozwiązywać kwestie techniczne tuż przed przyjściem gości.
Jak BanGlob organizuje catering w siedzibie firmy?
W BanGlob przygotowujemy catering w siedzibie firmy po rozpoznaniu warunków miejsca, liczby gości, charakteru spotkania i programu wydarzenia. Ustalamy, czy serwis ma obejmować kawę i przekąski przed rozmowami, lunch podczas szkolenia, bufet po prezentacji czy bankiet po części oficjalnej. Na tej podstawie dobieramy menu, formę podania, zastawę, szkło, tekstylia, wyposażenie oraz skład obsługi potrzebny do przeprowadzenia wydarzenia w przestrzeni klienta.
Przed wydarzeniem uzgadniamy miejsce rozładunku, ustawienie bufetu, dostęp do zaplecza, kolejność montażu i godziny pracy zespołu. Plan obejmuje także to, kiedy kawa, napoje i przekąski mają być przygotowane dla gości, kiedy podany zostanie lunch, kiedy rozpocznie się bankiet po części oficjalnej oraz jakie prace zostaną wykonane po zakończeniu spotkania. Harmonogram pracy obsługi łączymy z programem wydarzenia, aby kolejne elementy serwisu pojawiały się we właściwym momencie.
BanGlob odpowiada również za przygotowanie strefy serwisu, uzupełnianie potraw i napojów, oznaczenia dań, pracę kelnerów, porządkowanie przestrzeni oraz demontaż po zakończeniu wydarzenia. Organizator może powierzyć nam pełne przygotowanie obsługi gastronomicznej: od menu, serwisu i wyposażenia po pracę zespołu na miejscu, sprzątanie oraz odbiór zaplecza po wydarzeniu.
Jak zacząć przygotowania do cateringu w firmie?
Przygotowania do cateringu w siedzibie firmy najlepiej rozpocząć od zebrania najważniejszych informacji o wydarzeniu. Przed kontaktem z firmą cateringową należy określić datę, liczbę gości, adres, rodzaj przestrzeni, charakter spotkania oraz orientacyjny harmonogram. Te dane pozwalają ocenić skalę realizacji i dobrać serwis do warunków miejsca.
Do przygotowania oferty potrzebne będą także informacje o preferowanej formie podania, dietach, alergiach oraz potrzebach dotyczących obsługi i wyposażenia. Warto wskazać, czy planowana jest przerwa kawowa, lunch, bufet, finger food, bankiet albo obsługa kelnerska. Osobno trzeba ustalić kwestie organizacyjne: dostęp do budynku, możliwość rozładunku, zaplecze dla obsługi oraz osobę kontaktową po stronie firmy.
Na tej podstawie BanGlob może przygotować propozycję menu, zakres obsługi i plan pracy zespołu. Pomagamy dopasować catering do przestrzeni firmy, liczby gości i przebiegu spotkania, aby organizator od początku wiedział, jakie elementy zostaną przygotowane przed wydarzeniem, w jego trakcie oraz po zakończeniu.
