Wernisaż rzadko przebiega według schematu: wejście, zajęcie miejsca, posiłek, wyjście. Goście oglądają prace, przechodzą pomiędzy salami, zatrzymują się przy wybranych obiektach, rozmawiają z artystami i innymi uczestnikami. Część osób pojawia się na początku, część dołącza później, a intensywność wydarzenia zmienia się wraz z kolejnymi punktami programu.
To oznacza, że catering na wernisaż powinien pozwalać swobodnie korzystać z poczęstunku bez przerywania udziału w wydarzeniu. Gość nie powinien zastanawiać się, gdzie odłożyć talerz, jak pokroić potrawę ani czy z jedzeniem może przejść do kolejnej części przestrzeni.
W takich realizacjach dobrze zaprojektowane menu zaczyna się więc od prostego pytania: w jaki sposób ludzie będą poruszali się podczas wydarzenia?
Gość ma już zajęte ręce
Kieliszek lub szklanka w jednej dłoni. Telefon w drugiej. Katalog wystawy pod pachą. Do tego powitanie znajomego, rozmowa z gospodarzem albo potrzeba zrobienia zdjęcia.
To codzienność podczas wernisażu i jednocześnie bardzo praktyczna wskazówka dla osoby układającej menu.
Im więcej elementów jest potrzebnych do zjedzenia jednej przekąski, tym mniej wygodna staje się ona podczas wydarzenia. Jeśli potrawa wymaga talerza, sztućców i miejsca przy stole, przestaje odpowiadać sposobowi, w jaki większość osób korzysta z przestrzeni.
Dlatego w menu na otwarcie wystawy dobrze funkcjonują przede wszystkim niewielkie porcje możliwe do zjedzenia w jednym lub kilku kęsach.
Mogą to być między innymi:
- małe tartaletki wytrawne;
- miniaturowe kanapki przygotowane w eleganckiej formie;
- niewielkie kompozycje podawane na pojedynczych naczyniach;
- wytrawne wypieki;
- roladki i małe przekąski warzywne;
- odpowiednio porcjowane sery lub inne zimne przekąski;
- niewielkie desery i słodkie wypieki.
Konkretne propozycje zależą oczywiście od charakteru wydarzenia, pory dnia, liczby gości i oczekiwanego poziomu formalności.
Istotna pozostaje jednak zasada: jedzenie nie może wymagać od uczestnika rezygnacji z udziału w wydarzeniu na kilkanaście minut tylko po to, żeby mógł je wygodnie zjeść.
Dwa kęsy często działają lepiej niż pół talerza
Finger food bywa traktowane jako jeden ze stylów menu. Przy wernisażu jego forma ma jednak bardzo praktyczne uzasadnienie.
Dobra przekąska powinna być na tyle niewielka, aby można było szybko ją zjeść, ale jednocześnie na tyle kompletna, żeby nie wyglądała jak przypadkowy fragment większego dania.
Duże kanapki, potrawy z dużą ilością sosu albo porcje wymagające krojenia sprawiają problemy dokładnie tam, gdzie goście pozostają w ruchu.
Warto zwrócić uwagę również na konstrukcję przekąski.
Jeżeli po pierwszym kęsie połowa składników spada na serwetkę, danie może być świetne smakowo, ale nie jest najlepszym rozwiązaniem na wydarzenie, podczas którego uczestnik chwilę później będzie podawał komuś rękę albo oglądał eksponat z niewielkiej odległości.
Przy komponowaniu takiego menu wygoda jedzenia staje się jednym z kryteriów jakości potrawy.
Bufet centralny nie zawsze jest najlepszym pomysłem
Na planie wygląda logicznie: jedna duża strefa gastronomiczna, przy której znajduje się wszystko.
W rzeczywistości może jednak spowodować, że znaczna część gości zacznie gromadzić się dokładnie w jednym miejscu.
Podczas wernisażu nie zawsze o to chodzi.
Jeżeli wystawa została rozmieszczona w kilku salach albo wydarzenie obejmuje dużą otwartą przestrzeń, czasem lepiej rozproszyć część gastronomii. Stacja napojów może funkcjonować w jednym miejscu, a przekąski w dwóch mniejszych punktach. Część poczęstunku może również pojawiać się w serwisie kelnerskim.
Pozwala to utrzymać ruch uczestników i ograniczyć sytuacje, w których kolejka do bufetu blokuje przejście pomiędzy poszczególnymi częściami ekspozycji.
Ostateczny układ zależy jednak od przestrzeni. Nie warto projektować ustawienia cateringu bez zobaczenia, którędy naprawdę będą przemieszczali się ludzie.
Najważniejsza przestrzeń należy do wystawy
Wernisaż różni się od klasycznego bankietu również hierarchią elementów.
Catering może wyglądać efektownie, ale nie jest głównym bohaterem wydarzenia. Goście przychodzą zobaczyć wystawę, spotkać autora, poznać projekt lub uczestniczyć w otwarciu konkretnego miejsca.
Bufet ustawiony przed ważną pracą albo wysoka stacja gastronomiczna ograniczająca widok na ekspozycję oznaczają źle wykorzystaną przestrzeń.
Podczas planowania ustawienia warto więc zaznaczyć:
- miejsca, które muszą pozostać całkowicie dostępne dla gości;
- główne osie widokowe;
- wejścia do kolejnych sal;
- przestrzeń przeznaczoną na przemówienia lub oficjalne otwarcie;
- miejsca wykonywania zdjęć;
- ciągi komunikacyjne;
- obszary, w których zgodnie z zasadami danego obiektu można zorganizować gastronomię.
Dopiero później można znaleźć najlepsze miejsce dla bufetów i punktów napojów.
W przypadku galerii, muzeum lub innej przestrzeni wystawienniczej należy również wcześniej ustalić wymagania gospodarza dotyczące jedzenia i napojów. Jeśli dostęp do części ekspozycji z poczęstunkiem jest ograniczony, strefa gastronomiczna musi zostać zaprojektowana tak, aby goście mogli korzystać z niej naturalnie, bez ciągłego zawracania czy szukania miejsca na pozostawienie szkła.
Serwis kelnerski daje wernisażowi zupełnie inny rytm
Nie wszystkie przekąski muszą czekać na gości przy bufecie.
Przy bardziej eleganckim otwarciu część menu można podawać bezpośrednio przez obsługę poruszającą się po przestrzeni. Gość nie musi wtedy przerywać rozmowy i przechodzić przez całą salę, żeby skorzystać z poczęstunku.
Takie rozwiązanie pozwala też stopniowo prezentować kolejne elementy menu.
Zamiast wystawić kilkanaście przekąsek w jednym momencie, można zaplanować kilka następujących po sobie propozycji. Serwis staje się wtedy częścią rytmu wydarzenia, a nie jednorazowym otwarciem bufetu.
Trzeba jednak zaplanować go razem z ruchem gości.
Kelnerzy nie mogą przeciskać się pomiędzy bardzo ciasno ustawionymi uczestnikami ani przechodzić przed osobami oglądającymi najważniejsze elementy ekspozycji. Potrzebują również łatwego połączenia z zapleczem, żeby uzupełnianie tac odbywało się bez ciągłego przecinania głównej części wydarzenia.
Co z napojami?
Tutaj również wygoda uczestnika jest ważniejsza od rozbudowanego wyboru.
W zależności od charakteru wydarzenia mogą pojawić się woda, napoje bezalkoholowe, kawa i herbata oraz napoje przewidziane przez organizatora dla części koktajlowej.
Woda powinna być łatwo dostępna przez cały czas, a punkt z napojami dobrze umieścić tak, żeby nie powodował zatoru przy wejściu.
Jeżeli program obejmuje oficjalne przemówienie, prezentację kuratorską albo oprowadzanie, warto przemyśleć również moment intensywniejszego serwisu. Brzęk odkładanych naczyń i praca obsługi kilka metrów od osoby przemawiającej potrafią niepotrzebnie konkurować z programem.
Na otwarciu trwającym dwie lub trzy godziny nie wszystkie elementy muszą być dostępne w identycznym zakresie od pierwszej do ostatniej minuty. Serwis może zmieniać się razem z wydarzeniem.
Początek, oficjalne otwarcie, późniejsze rozmowy – trzy różne momenty
Wernisaż ma charakterystyczną dynamikę, którą można wykorzystać przy planowaniu cateringu.
Przed oficjalnym rozpoczęciem pojawiają się pierwsi goście. To dobry moment na napoje i pierwsze niewielkie przekąski.
Podczas powitania, przemówień lub prezentacji kuratorskiej aktywność obsługi może zostać ograniczona. Goście skupiają uwagę w jednym miejscu, więc nie ma potrzeby intensywnie uzupełniać cateringu dokładnie w tym czasie.
Po części oficjalnej wydarzenie zwykle staje się swobodniejsze. Rozpoczynają się rozmowy, goście wracają do oglądania wystawy, spotykają się w mniejszych grupach. Właśnie wtedy można zwiększyć intensywność serwisu i wprowadzić kolejne elementy menu.
Zamiast traktować dwugodzinny wernisaż jak jeden niezmienny blok, możemy więc zaplanować kilka etapów gastronomii odpowiadających temu, co w danym momencie robią uczestnicy.
Menu może nawiązywać do wystawy, ale nie musi jej dosłownie ilustrować
Wydarzenie artystyczne naturalnie zachęca do poszukania pomysłu również w gastronomii.
Kolorystyka, pora roku, miejsce, motyw przewodni lub charakter projektu mogą być inspiracją dla kompozycji menu i sposobu ekspozycji. Nie oznacza to jednak, że każdy element wystawy trzeba przełożyć na talerz.
Jeżeli motyw jest czytelny i można wykorzystać go subtelnie, efekt może być bardzo dobry. Czasem wystarczy jeden składnik, sposób podania albo wybrany element aranżacji.
Zbyt dosłowne podporządkowanie całego cateringu tematowi wystawy może natomiast prowadzić do rozwiązań efektownych koncepcyjnie, ale niewygodnych w realnym serwisie.
Najpierw menu musi działać gastronomicznie i organizacyjnie. Kreacja jest kolejną warstwą, nie zamiennikiem funkcjonalności.
Piękna przekąska nadal musi przetrwać godzinę wydarzenia
Wernisaż jest wydarzeniem wizualnym, dlatego naturalnie zwracamy większą uwagę na wygląd cateringu.
Przy komponowaniu menu trzeba jednak odróżnić potrawę przygotowaną do zdjęcia od potrawy przygotowanej do realnego serwisu.
Jeżeli przekąski będą sukcesywnie pojawiały się przez dwie godziny, trzeba wiedzieć, jak zachowają swoją strukturę i wygląd. Elementy podawane przez kelnerów mogą być przygotowywane partiami. Przy bufecie również lepiej regularnie uzupełniać mniejsze ilości niż od początku wystawić wszystko, co przewidziano dla całego wydarzenia.
Pozwala to utrzymać estetykę ekspozycji i jakość jedzenia także dla osób, które pojawią się później.
To szczególnie istotne właśnie na wernisażu, gdzie nie można zakładać, że wszyscy zaproszeni przyjdą w ciągu pierwszych piętnastu minut.
Ile przekąsek zamówić na wernisaż?
Nie istnieje jedna liczba odpowiednia dla każdego otwarcia wystawy.
Trzeba najpierw ustalić funkcję cateringu.
Jeżeli wydarzenie odbywa się wieczorem i poczęstunek ma zastępować kolację, goście będą oczekiwali znacznie większej ilości jedzenia niż podczas godzinnego spotkania odbywającego się pomiędzy innymi punktami programu.
Przy planowaniu bierzemy pod uwagę przede wszystkim:
czas trwania wydarzenia, porę dnia, liczbę gości, rodzaj serwisu, liczbę różnych przekąsek oraz to, czy organizator przewiduje wyłącznie symboliczny poczęstunek, czy pełniejszy bankiet koktajlowy.
Warto ustalić również sposób napływania uczestników. Jeśli wydarzenie jest otwarte przez kilka godzin i goście pojawiają się rotacyjnie, logika serwisu będzie inna niż podczas zamkniętego wernisażu rozpoczynającego się dla wszystkich o 19:00.
Dzięki temu ilość jedzenia wynika z realnego scenariusza wydarzenia, a nie tylko z liczby nazwisk na liście zaproszonych.
Wystawa w nietypowym miejscu wymaga wcześniejszego obejrzenia zaplecza
Galeria nie zawsze dysponuje kuchnią. Tym bardziej showroom, hala, przestrzeń poprzemysłowa, salon sprzedaży albo obiekt otwierany właśnie tego dnia.
Nie oznacza to, że nie można zorganizować tam pełnej obsługi cateringowej.
Trzeba natomiast wcześniej wiedzieć, gdzie można przygotować zaplecze, którędy będą odbywały się dostawy, jak personel dostanie się do strefy wydarzenia oraz jakie wyposażenie należy przywieźć.
To właśnie w takich realizacjach szczególnie użyteczna jest formuła Cateringu u Klienta BanGlob. Przygotowujemy gastronomię w miejscu wskazanym przez organizatora, dostosowując zaplecze i sposób serwisu do warunków konkretnej przestrzeni.
Gdy poczęstunek staje się bankietem
Niektóre otwarcia kończą się po godzinie lampką napoju i kilkoma przekąskami. Inne po części oficjalnej zamieniają się w kilkugodzinne wydarzenie dla klientów, partnerów, mediów i zaproszonych gości.
W tym drugim wariancie warto myśleć o gastronomii już jako o pełnym bankiecie koktajlowym.
Może wtedy pojawić się większa liczba przekąsek, kilka etapów serwisu, bardziej rozbudowana oprawa oraz obsługa kelnerska działająca przez całe wydarzenie. To format bliski realizacjom z zakresu bankietów i cocktaili BanGlob, które znajdują się w naszej ofercie dla klientów biznesowych.
Jeżeli wernisaż jest z kolei częścią większego wydarzenia marki – premiery, jubileuszu, spotkania dla kluczowych klientów czy eventu PR – gastronomię można zaplanować razem z pozostałymi elementami wydarzenia w ramach oferty biznesowej BanGlob. Obejmuje ona m.in. wsparcie przy wyborze miejsca, dopasowaniu przebiegu wydarzenia, aranżacji przestrzeni, menu i obsłudze gastronomicznej.
Catering, który pozostawia przestrzeń wydarzeniu
Na dobrym wernisażu jedzenie jest łatwo dostępne, ale nie zmusza gości do organizowania wieczoru wokół bufetu. Można spróbować kolejnej przekąski, kontynuując rozmowę. Kieliszek można odłożyć bez szukania stolika na drugim końcu sali. Obsługa pojawia się tam, gdzie jest potrzebna, ale nie zasłania wystawy i nie blokuje przejść.
Właśnie z takiej perspektywy warto planować catering na otwarcie wystawy.
W BanGlob dopasowujemy menu i sposób serwisu do liczby uczestników, charakteru przestrzeni oraz przebiegu wydarzenia. Możemy przygotować kameralny poczęstunek na niewielki wernisaż, elegancki serwis finger food albo kompleksową obsługę większego otwarcia dla klientów, partnerów i mediów.
Planujesz wernisaż lub otwarcie wystawy? Przekaż nam informacje o miejscu, liczbie zaproszonych osób i charakterze wydarzenia. Przygotujemy indywidualną propozycję menu oraz serwisu, który będzie współgrał z przestrzenią i pozwoli gościom swobodnie uczestniczyć w wydarzeniu.
