Spotkanie z inwestorami, prezentacja wyników czy walne zgromadzenie mają zupełnie inny rytm niż konferencja lub firmowy bankiet. Uczestnicy przychodzą przede wszystkim po informacje, decyzje i możliwość zadania pytań. Część programu może być ściśle zaplanowana, a wystąpienia zarządu, głosowania czy dyskusje nie powinny być przerywane przez pojawiającą się obsługę.
Dlatego catering na spotkanie inwestorskie warto projektować od programu wydarzenia, a nie od samego menu. Trzeba ustalić, kiedy uczestnicy rzeczywiście będą mogli skorzystać z poczęstunku, gdzie powinien znaleźć się bufet, w których momentach obsługa może uzupełniać zastawę oraz jak zorganizować zaplecze, aby przygotowanie kolejnego etapu serwisu pozostawało poza uwagą gości.
Dobrze zaplanowana gastronomia jest wtedy obecna dokładnie tam, gdzie jest potrzebna – przed rozpoczęciem obrad, podczas zaplanowanej przerwy lub po ich zakończeniu.
Najpierw agenda, później menu
Przy klasycznym wydarzeniu firmowym można pozwolić sobie na większą swobodę. Podczas walnego zgromadzenia nawet kilkuminutowe wejście obsługi w nieodpowiednim momencie może kolidować z wystąpieniem, prezentacją danych albo dyskusją.
Dlatego przed przygotowaniem obsługi gastronomicznej walnego zgromadzenia potrzebny jest nie tylko harmonogram wydawania posiłków, ale również agenda całego spotkania.
W praktyce warto zaznaczyć w niej cztery rodzaje momentów:
- czas przed rozpoczęciem obrad – rejestracja uczestników, kawa, herbata, woda i niewielki poczęstunek;
- część właściwą spotkania – okres, w którym serwis jest ograniczony do wcześniej uzgodnionego minimum;
- zaplanowane przerwy – czas na uzupełnienie napojów, podanie przekąsek albo lunchu;
- czas po oficjalnym zakończeniu – możliwość przejścia do mniej formalnego poczęstunku i rozmów indywidualnych.
Jeżeli wiadomo, że określony punkt programu może potrwać dłużej – na przykład sesja pytań – nie warto planować wejścia obsługi natychmiast po jego zakładanym zakończeniu. Lepiej przygotować wariant, w którym wydawanie posiłków można przesunąć bez utraty ich jakości i bez dezorganizacji zaplecza.
Właśnie dlatego przy takich realizacjach harmonogram gastronomii powinien pozostawiać pewien margines elastyczności.
Poczęstunek przed rozpoczęciem spotkania pomaga rozładować pierwszą godzinę
Uczestnicy walnego zgromadzenia nie pojawiają się w sali jednocześnie. Najpierw odbywa się rejestracja, odbiór materiałów, rozmowy z przedstawicielami spółki czy zajmowanie miejsc. To dobry moment na pierwszy serwis.
Poczęstunek na spotkanie inwestorów może wtedy składać się z kawy, herbaty, wody oraz niewielkich przekąsek, które można wygodnie zjeść na stojąco. Nie chodzi o tworzenie pełnego bufetu śniadaniowego, jeżeli kilkanaście minut później wszyscy mają zająć miejsca.
Dobrym rozwiązaniem są małe porcje, które:
- nie wymagają krojenia;
- można zjeść w dwóch lub trzech kęsach;
- nie pozostawiają intensywnego zapachu w przestrzeni konferencyjnej;
- nie wymagają korzystania z rozbudowanej zastawy;
- pozwalają szybko zakończyć poczęstunek po rozpoczęciu programu.
Przy porannym spotkaniu mogą to być na przykład niewielkie kanapki lub wytrawne wypieki, owoce w wygodnej formie i drobne słodkie elementy. Jeżeli zgromadzenie rozpoczyna się później, zakres poczęstunku można dostosować do przewidywanej długości wydarzenia i tego, czy w programie znajduje się pełny lunch.
Najważniejsze jest, aby przed rozpoczęciem części oficjalnej obsługa mogła szybko uporządkować strefę i przygotować ją na kolejny etap.
Czy napoje powinny znaleźć się na stołach podczas obrad?
Woda dostępna podczas wielogodzinnego spotkania jest potrzebna, ale sposób jej podania zależy od układu sali.
Jeśli uczestnicy siedzą przy stołach, można wcześniej przygotować wodę i szkło na stanowiskach. Ogranicza to późniejsze przemieszczanie się obsługi pomiędzy uczestnikami. Przy ustawieniu teatralnym wygodniejsza może być natomiast osobna strefa napojów dostępna przed wejściem lub podczas przerwy.
Kawa i herbata wymagają większej ostrożności. Regularne przechodzenie obsługi z dzbankami pomiędzy rzędami może rozpraszać, podobnie jak ekspres ustawiony w bezpośrednim sąsiedztwie prowadzącego.
Jeżeli spotkanie ma trwać kilka godzin, lepszym rozwiązaniem bywa stała stacja kawowa ulokowana poza główną salą, dostępna przed rozpoczęciem programu oraz podczas przerw. Uczestnik może wtedy sam zdecydować, kiedy z niej skorzystać, a samo przygotowanie napojów nie konkuruje z wystąpieniami.
Bufet nie powinien konkurować z prowadzącym
Jednym z najprostszych sposobów na dyskretny catering na walne zgromadzenie jest fizyczne oddzielenie gastronomii od przestrzeni, w której prowadzone są obrady.
Jeżeli obiekt na to pozwala, bufet warto przygotować w foyer, sąsiedniej sali albo wydzielonej części przestrzeni. Daje to kilka korzyści jednocześnie: można wcześniej ustawić zastawę, uzupełniać produkty poza wzrokiem uczestników oraz rozpocząć przygotowania do przerwy jeszcze w trakcie programu.
To szczególnie istotne podczas większych zgromadzeń. Jeśli kilkadziesiąt lub kilkaset osób ma jednocześnie skorzystać z piętnastominutowej przerwy, jeden punkt wydawania kawy szybko stworzy kolejkę.
Układ strefy należy więc dopasować nie tylko do liczby gości, lecz także do czasu przeznaczonego na przerwę. Czasem lepsze będą dwa równoległe punkty kawowe i kilka miejsc z przekąskami niż jeden efektowny, ale powolny bufet centralny.
Jeżeli natomiast catering znajduje się w tej samej przestrzeni co uczestnicy, jego przygotowanie najlepiej zakończyć przed rozpoczęciem kolejnego punktu programu. Przesuwanie stołów, donoszenie szkła czy układanie talerzy podczas prezentacji wyników finansowych jest dokładnie tym rodzajem aktywności, którego chcemy uniknąć.
Na krótką przerwę potrzebne jest inne menu niż na godzinny lunch
Forma jedzenia powinna odpowiadać realnemu czasowi, który uczestnicy mają do dyspozycji.
Jeżeli przerwa trwa kilkanaście minut, nie warto planować dań wymagających oczekiwania na porcję, używania noża i widelca czy szukania miejsca przy stole. Sprawniej działa wtedy kawa oraz niewielkie porcje przygotowane do szybkiego podania.
Przy dłuższej przerwie można zaplanować lunch. W zależności od liczby uczestników, miejsca i programu może mieć formę bufetu albo wcześniej przygotowanych porcji.
W przypadku spotkania trwającego niemal cały dzień można zastosować prosty rytm:
przed rozpoczęciem: kawa, herbata, woda i lekki poczęstunek;
pierwsza przerwa: uzupełniona stacja kawowa oraz niewielkie przekąski;
dłuższa przerwa: lunch;
po zakończeniu: opcjonalny poczęstunek pozwalający kontynuować rozmowy już poza oficjalną częścią wydarzenia.
Nie każde zgromadzenie potrzebuje wszystkich czterech etapów. Dwugodzinne spotkanie inwestorskie może wymagać wyłącznie dobrze przygotowanego serwisu przed rozpoczęciem i krótkiego poczęstunku po prezentacji.
Menu powinno być wygodne również z punktu widzenia sali
Dobierając dania, warto spojrzeć nie tylko na ich smak, ale również na sposób, w jaki będą konsumowane.
Podczas wydarzenia formalnego szczególnie praktyczne są produkty, które nie wymagają skomplikowanej obsługi i pozwalają zachować porządek w strefie gastronomicznej. Przy krótkich przerwach dobrze funkcjonują niewielkie porcje przygotowane do bezpośredniego podania.
Jeżeli planowany jest pełny lunch, większa liczba elementów nie zawsze oznacza lepsze rozwiązanie. Przy ograniczonej przerwie rozbudowany bufet może wydłużać wybór i tworzyć kolejki.
Warto również wcześniej określić potrzeby dietetyczne uczestników. Dania wegetariańskie, wegańskie czy przygotowane dla osób z konkretnymi ograniczeniami powinny być łatwe do zidentyfikowania i dostępne bez konieczności każdorazowego pytania obsługi o skład.
Przy większej grupie czytelne oznaczenia znacznie usprawniają korzystanie z bufetu.
Catering dla akcjonariuszy nie kończy się na przygotowaniu jedzenia
Przy formalnych spotkaniach równie ważna jak kuchnia jest organizacja personelu.
Obsługa musi wiedzieć:
- kiedy może wejść do głównej sali;
- które punkty programu wymagają szczególnej ciszy;
- kiedy trzeba uzupełnić wodę lub stację kawową;
- ile czasu przewidziano na poszczególne przerwy;
- gdzie znajduje się zaplecze i którędy można transportować wyposażenie;
- kto po stronie organizatora podejmuje decyzję o przesunięciu serwisu, jeżeli agenda się opóźni.
Pozwala to uniknąć sytuacji, w której pracownik cateringu próbuje w trakcie wydarzenia ustalać z prowadzącym, czy może już rozpocząć przygotowania.
Dobrą praktyką jest wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za kontakt pomiędzy organizatorem a koordynatorem cateringu. Jeśli program przesunie się o dwadzieścia minut, jedna informacja wystarcza wtedy do zmiany harmonogramu całego serwisu.
Spotkanie inwestorskie i walne zgromadzenie mogą potrzebować dwóch różnych scenariuszy
Choć obydwa wydarzenia należą do formalnych spotkań biznesowych, nie zawsze należy obsługiwać je identycznie.
Spotkanie inwestorskie często ma bardziej prezentacyjny i networkingowy charakter. Po przedstawieniu wyników, strategii lub projektu może pojawić się czas na pytania, indywidualne rozmowy i dalszy networking. W takim przypadku catering można wykorzystać również po zakończeniu głównej prezentacji – jako naturalne zaplecze dla mniej formalnej części wydarzenia.
Walne zgromadzenie może być znacznie bardziej proceduralne. Najważniejsza jest wtedy punktualność, możliwość reagowania na przesunięcia agendy i ograniczenie serwisu podczas właściwych obrad.
Dlatego już na etapie zapytania warto powiedzieć firmie cateringowej, z jakim formatem wydarzenia mamy do czynienia. Sama informacja „catering biznesowy dla 120 osób” nie wystarcza do zaprojektowania dobrej obsługi.
Co przekazać firmie cateringowej przed przygotowaniem wyceny?
Dobry brief pozwala od razu zaplanować właściwy zespół, wyposażenie i menu.
Przy zapytaniu o catering dla akcjonariuszy lub inwestorów warto przekazać:
- datę i lokalizację;
- przewidywaną liczbę uczestników;
- godziny rozpoczęcia i zakończenia;
- agendę wraz z planowanymi przerwami;
- układ sali;
- dostępne pomieszczenia pomocnicze;
- informację o możliwości korzystania z zaplecza kuchennego;
- oczekiwany zakres: napoje, przekąski, lunch, serwis po wydarzeniu;
- dostępne informacje o dietach i alergiach;
- oczekiwany standard zastawy i obsługi;
- ograniczenia dotyczące wnoszenia wyposażenia, godzin dostaw czy dostępu do budynku.
Jeżeli zgromadzenie odbywa się w biurowcu albo siedzibie spółki, warto sprawdzić również drogę od miejsca dostawy do zaplecza. Dostęp do windy towarowej, możliwość wcześniejszego rozładunku czy odległość między kuchnią a salą mogą wpływać na sposób zorganizowania całej realizacji.
Im więcej takich informacji otrzymamy przed wydarzeniem, tym precyzyjniej możemy dopasować serwis do jego rzeczywistego przebiegu.
Catering może przyjechać tam, gdzie odbywa się zgromadzenie
Walne zgromadzenie nie musi odbywać się w obiekcie eventowym. Często organizator ma już wybraną siedzibę firmy, centrum konferencyjne, hotel albo inną przestrzeń odpowiadającą wymogom spotkania.
W takiej sytuacji BanGlob może zapewnić catering w miejscu wybranym przez klienta – wraz z przygotowaniem zaplecza i obsługą dopasowaną do warunków konkretnego obiektu.
Jeżeli organizator dopiero szuka przestrzeni na mniejsze spotkanie inwestorskie, prezentację dla partnerów lub rozmowy z kluczowymi gośćmi, jedną z możliwości jest również BanGlob Marina w Gdyni.
Pełny zakres rozwiązań przygotowanych dla firm znajduje się w naszej ofercie biznesowej BanGlob.
Dyskretny serwis zaczyna się jeszcze przed przyjazdem pierwszego gościa
Najlepsza obsługa gastronomiczna formalnego spotkania nie zwraca na siebie uwagi w trakcie najważniejszych punktów programu. Uczestnicy mają dostęp do napojów i posiłków wtedy, kiedy ich potrzebują, przerwy przebiegają sprawnie, a organizator nie musi w czasie obrad rozwiązywać problemów z bufetem, dostawą czy personelem.
W BanGlob przygotowujemy catering biznesowy z uwzględnieniem programu wydarzenia, liczby uczestników, warunków obiektu oraz czasu dostępnego na poszczególne etapy serwisu.
Planujesz spotkanie inwestorskie, walne zgromadzenie lub inne formalne wydarzenie biznesowe? Skontaktuj się z nami i prześlij podstawowe informacje o wydarzeniu. Przygotujemy indywidualną propozycję menu i obsługi – w wybranej przez Ciebie lokalizacji lub, jeżeli format spotkania na to pozwala, w BanGlob Marina w Gdyni.
