Premiera produktu, prezentacja nowej kolekcji, event promocyjny, pokaz dla mediów albo spotkanie z partnerami biznesowymi mają wspólny punkt: sposób organizacji wydarzenia wpływa na to, jak uczestnicy odbierają markę. Catering jest częścią tej komunikacji – widoczną w jakości podania, wygodzie serwisu, estetyce i dopasowaniu menu do charakteru spotkania.
Menu podczas wydarzenia promocyjnego musi być wygodne, estetyczne i dopasowane do sposobu, w jaki uczestnicy będą korzystać z przestrzeni. Inaczej planuje się poczęstunek dla dziennikarzy, którzy pojawiają się na krótkim briefingu prasowym, inaczej dla klientów zaproszonych na pokaz produktu, a jeszcze inaczej dla partnerów biznesowych, z którymi zespół chce prowadzić dłuższe rozmowy.
Catering na premierę produktu zaczyna się od celu wydarzenia
Pierwsza decyzja dotyczy celu premiery. Innego serwisu wymaga wydarzenie nastawione na szybkie zaprezentowanie nowego produktu mediom, a innego wieczorne spotkanie promocyjne z częścią networkingową i rozmowami z partnerami.
Jeżeli centralnym punktem jest prezentacja produktu, catering powinien umożliwiać swobodne przemieszczanie się między ekspozycją, sceną, strefą rozmów i miejscem rejestracji. Porcje muszą być wygodne do zjedzenia na stojąco, bez konieczności korzystania z pełnej zastawy i bez ryzyka zabrudzenia materiałów prasowych, katalogów czy próbek produktu.
Podczas wydarzeń z udziałem klientów i partnerów biznesowych menu może być bardziej rozbudowane. W planie trzeba uwzględnić czas na rozmowy, prezentacje, zdjęcia, wystąpienia oraz moment, w którym goście naturalnie przechodzą do części mniej formalnej. Catering powinien być obecny wtedy, gdy pomaga utrzymać kontakt z uczestnikami, a nie wtedy, gdy odciąga uwagę od głównego komunikatu marki.
Goście, media i partnerzy biznesowi korzystają z cateringu w różny sposób
Na premierze produktu rzadko mamy jedną, jednolitą grupę odbiorców. Goście przychodzą zobaczyć produkt, media szukają materiału do publikacji, a partnerzy biznesowi oceniają sposób przygotowania wydarzenia także przez pryzmat współpracy z marką.
Dla zaproszonych gości liczy się przede wszystkim wygoda. Poczęstunek powinien być dostępny w odpowiednim momencie, podany w estetycznej formie i dopasowany do ruchu uczestników. Finger food, małe porcje i eleganckie przekąski koktajlowe pozwalają rozmawiać, oglądać produkt i korzystać z przestrzeni bez formalnej przerwy na posiłek.
Dziennikarze, twórcy internetowi i przedstawiciele mediów często działają w krótszym oknie czasowym. Potrzebują kawy, wody, lekkich przekąsek, miejsca do krótkiej rozmowy oraz dostępu do materiałów. Dla tej grupy odpowiednie są propozycje szybkie w odbiorze: mini kanapki, niewielkie porcje deserowe, owoce, kawa, herbata, woda i napoje podane w pobliżu strefy prasowej.
Partnerzy biznesowi zwykle zostają dłużej. W ich części wydarzenia można zaplanować spokojniejszy serwis: wybrane przekąski ciepłe, bufet koktajlowy, eleganckie desery, kawę podawaną do stolików albo napoje serwowane przez obsługę. Dłuższa rozmowa wymaga innego tempa obsługi niż szybki briefing prasowy.
Brief cateringowy powinien uwzględniać diety, alergeny i profil uczestników
Diety, alergeny i preferencje żywieniowe trzeba zebrać na początku planowania. Wpływają na skład menu, liczbę porcji, oznaczenia, sposób wydawania dań i pracę obsługi na miejscu. Podczas premiery produktu nie ma przestrzeni na improwizowanie, gdy gość pyta o skład przekąski albo szuka opcji bez mięsa, nabiału czy glutenu.
W briefie należy określić:
- liczbę zaproszonych osób oraz przewidywaną frekwencję,
- podział uczestników na gości, media, partnerów, zespół organizacyjny i VIP,
- czas trwania wydarzenia oraz godziny największego ruchu,
- rodzaj przestrzeni: showroom, biuro, hala, targi, plener, sala eventowa,
- informacje o dietach, alergenach i preferencjach gości,
- planowany sposób serwisu: bufet, przekąski roznoszone przez kelnerów, stacje tematyczne, serwis przy stolikach,
- dostęp do zaplecza, prądu, wody, chłodzenia, miejsca rozładunku i powierzchni roboczych.
Precyzyjne informacje na tym etapie pozwalają przygotować menu, które odpowiada realnej strukturze wydarzenia. Opcje wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe i bezlaktozowe powinny być zaplanowane jako część menu, a nie jako osobny dodatek przygotowany w ostatniej chwili.
Przestrzeń wydarzenia decyduje o formie serwisu
Premiera produktu może odbywać się w salonie sprzedaży, showroomie, siedzibie firmy, hali targowej, przestrzeni plenerowej, galerii, stoczniowej hali eventowej albo w miejscu wynajętym specjalnie pod pokaz. Każda przestrzeń narzuca inne decyzje dotyczące rozmieszczenia cateringu.
W showroomie gastronomia powinna uzupełniać ekspozycję produktu. Stoły z przekąskami nie mogą zasłaniać prezentowanych elementów, utrudniać pracy fotografom ani blokować przejścia do miejsca rozmów. W siedzibie firmy trzeba uwzględnić wejście dla gości, recepcję, windy, zaplecze socjalne i miejsca, w których obsługa może przygotować serwis bez angażowania zespołu klienta.
Podczas targów i wydarzeń promocyjnych w większej hali dochodzi jeszcze ograniczona powierzchnia stoiska. Wtedy menu powinno opierać się na małych porcjach, napojach łatwych do podania i serwisie, który nie wymaga rozbudowanej zabudowy gastronomicznej. Układ przestrzeni powinien pozwalać gościom odebrać poczęstunek, wrócić do rozmowy i swobodnie przejść dalej.
Harmonogram premiery wskazuje, kiedy podać konkretne elementy menu
Catering trzeba dopasować do przebiegu wydarzenia. Inaczej wygląda serwis przed oficjalnym rozpoczęciem, inaczej podczas prezentacji, a inaczej po części głównej, kiedy rozpoczynają się rozmowy z mediami, partnerami i klientami.
Dla wielu premier produktowych odpowiedni będzie układ etapowy:
- powitanie gości: kawa, herbata, woda, napoje chłodzone, drobne przekąski słone i słodkie,
- czas przed prezentacją: lekki finger food i napoje podane w pobliżu recepcji lub strefy oczekiwania,
- część główna: ograniczenie serwisu do napojów i dyskretnego uzupełniania stacji,
- networking po prezentacji: przekąski koktajlowe, wybrane dania ciepłe w małych porcjach, desery, napoje,
- rozmowy z partnerami: spokojniejszy serwis przy stolikach, kawa, woda, drobne słodkie elementy.
Podczas godziny największego ruchu obsługa może jednocześnie podawać napoje gościom rozmawiającym w strefie networkingowej, uzupełniać wodę w miejscu dostępnym od ręki i wymieniać przekąski w ekspozycji. Taki podział pracy wymaga wcześniejszego ustalenia godzin dostaw, czasu przygotowania strefy i momentów serwisu.
Co podać na premierze produktu, aby jedzenie pasowało do charakteru marki
Menu na premierę produktu powinno być lekkie, estetyczne i łatwe do jedzenia. Goście często stoją, trzymają telefon, katalog, kieliszek, próbkę produktu albo materiały prasowe. Potrawy wymagające krojenia, zajmujące obie ręce lub podane z intensywnym sosem utrudniają rozmowę i korzystanie z przestrzeni.
W menu można zaplanować:
- eleganckie kanapki koktajlowe,
- mini porcje dań podane w naczyniach degustacyjnych,
- tartaletki wytrawne,
- małe przekąski warzywne,
- propozycje z rybą, drobiem lub delikatnym mięsem,
- desery porcjowane,
- owoce podane w estetycznej, gotowej do jedzenia formie,
- lekkie przekąski ciepłe serwowane po głównej prezentacji.
Dla marek technologicznych, finansowych lub premium lepsze będą oszczędne, eleganckie kompozycje i czysta forma podania. Dla brandów lifestyle’owych można wykorzystać więcej koloru, sezonowych składników i deserów, które dobrze wyglądają na zdjęciach. Menu powinno odpowiadać temu, jak marka chce zostać zapamiętana po wydarzeniu.
Jeżeli premiera trwa kilka godzin, same przekąski mogą okazać się niewystarczające. Wtedy rozsądne będzie dodanie dań ciepłych w małych porcjach albo bufetu koktajlowego, z którego goście korzystają bez formalnego siadania do stołu.
Napoje wymagają osobnego planu
Napoje są potrzebne od pierwszych minut wydarzenia. Towarzyszą rozmowom, pojawiają się podczas powitania i często pozostają dostępne przez cały czas trwania eventu.
Na początku wydarzenia odpowiednie będą kawa, herbata, woda, napoje chłodzone i lekkie soki. Podczas części networkingowej można wprowadzić wino, prosecco lub koktajle, jeśli pasują do charakteru marki, pory dnia i profilu gości. W wydarzeniach z udziałem mediów oraz partnerów biznesowych trzeba zadbać także o pełnowartościową ofertę bezalkoholową, podaną z taką samą starannością jak pozostałe napoje.
Strefy napojów powinny być dostępne, ale nie dominować przestrzeni. Dla gości liczy się łatwy dostęp do wody i kawy, dla obsługi – możliwość stałego uzupełniania szkła, lodu, filiżanek i zapasu napojów bez przecinania głównego ruchu uczestników.
Serwis powinien odpowiadać temu, jak goście poruszają się po wydarzeniu
Sposób wydawania potraw zależy od liczby uczestników, układu przestrzeni i planu wydarzenia. Na premierach produktowych często najlepsze będzie połączenie kilku form: część przekąsek dostępnych w ekspozycji, napoje podawane w wybranych punktach oraz elementy roznoszone przez obsługę.
Serwis kelnerski ma szczególne zastosowanie podczas powitania, rozmów z partnerami i części koktajlowej. Gość nie musi przerywać rozmowy, aby szukać poczęstunku. Bufet lub stacja gastronomiczna daje większą swobodę, ale wymaga dobrego ustawienia i regularnego uzupełniania. Decyzja o serwisie wpływa bezpośrednio na ruch uczestników i pracę zespołu na miejscu.
Dla mediów lepsze będą punkty szybkie: kawa, woda, małe przekąski, oznaczenia składników i łatwy dostęp w pobliżu miejsca briefingu. Dla partnerów biznesowych można zaplanować bardziej spokojny fragment serwisu, na przykład stoliki koktajlowe, napoje podawane przez obsługę i selekcję ciepłych przekąsek po prezentacji.
Zaplecze techniczne trzeba ustalić przed dniem wydarzenia
Najlepsze menu nie rozwiąże problemów, jeśli obsługa nie ma warunków do przygotowania i utrzymania serwisu. Zaplecze techniczne dotyczy pracy cateringu, nie komfortu gości. Obejmuje miejsce rozładunku, dostęp do prądu, wodę, chłodzenie, podgrzewanie, stoły robocze, miejsce na opakowania transportowe, odpady i przestrzeń do przygotowania zastawy.
W siedzibie firmy trzeba ustalić, kiedy obsługa może rozpocząć rozładunek, z której windy korzysta, gdzie przechowuje sprzęt i czy w budynku obowiązują ograniczenia dotyczące ruchu dostawców. W hali targowej dochodzą regulaminy obiektu, identyfikatory, godziny montażowe i zasady dostępu do stoiska. W plenerze trzeba określić nawierzchnię, dostęp do zasilania, osłonę przed warunkami atmosferycznymi i miejsce pracy zaplecza.
Zaplecze niewidoczne dla gościa decyduje o tym, czy serwis utrzyma właściwy standard przez całe wydarzenie. Dla organizatora oznacza to mniej bieżących interwencji w dniu premiery.
Catering na premierę produktu z BanGlob
Wydarzenie promocyjne wymaga cateringu, który pasuje do marki, miejsca i odbiorców. W BanGlob planujemy menu, serwis, napoje, zaplecze i pracę obsługi na podstawie briefu, a następnie dopasowujemy zakres realizacji do przestrzeni oraz harmonogramu. Obsługujemy wydarzenia biznesowe, bankiety, konferencje, gale i eventy promocyjne, dlatego możemy połączyć elegancką oprawę gastronomiczną z odpowiedzialnością za logistykę na miejscu.
Jeżeli planują Państwo premierę produktu, prezentację nowej usługi, pokaz dla mediów albo wydarzenie promocyjne dla partnerów biznesowych, zapraszamy do kontaktu z BanGlob i zapoznania się z naszą ofertą biznesową. Wystarczy przesłać podstawowe informacje o miejscu, liczbie gości, profilu uczestników i planowanym przebiegu wydarzenia, a przygotujemy propozycję cateringu dopasowaną do standardu marki, warunków realizacji i oczekiwanego zakresu obsługi.
Jak przygotować zapytanie o catering na premierę produktu
Precyzyjne zapytanie skraca czas przygotowania oferty i pozwala szybciej dobrać właściwy zakres obsługi. Organizator nie musi mieć gotowego menu. Wystarczy, że przekaże informacje, które pokazują charakter wydarzenia i warunki realizacji.
Najlepiej przygotować informacje opisujące:
- datę, godzinę i przewidywany czas trwania wydarzenia,
- lokalizację oraz rodzaj przestrzeni,
- liczbę gości i podział na grupy: media, klienci, partnerzy, VIP, zespół,
- cel wydarzenia: premiera, pokaz, briefing, networking, spotkanie sprzedażowe,
- orientacyjny harmonogram,
- informacje o dietach, alergenach i preferencjach,
- oczekiwaną formę serwisu,
- dostępne zaplecze techniczne,
- informację, czy potrzebne są stoły, szkło, zastawa, obsługa kelnerska i wyposażenie dodatkowe.
Jeżeli wydarzenie ma część prasową, trzeba wskazać jej godzinę i miejsce. Jeśli planowane są rozmowy z partnerami, należy określić, czy odbywają się w osobnej strefie. Im dokładniej opisany jest przebieg premiery, tym łatwiej przygotować menu i serwis zgodne z celem wydarzenia.
Catering u klienta podczas premiery produktu
Premiera produktu często odbywa się w miejscu wybranym przez markę: showroomie, biurze, salonie sprzedaży, przestrzeni wystawienniczej, hali lub obiekcie przygotowanym specjalnie pod wydarzenie. W takim otoczeniu catering trzeba dopasować do układu przestrzeni, harmonogramu prezentacji, ruchu gości, pracy fotografów oraz miejsc przeznaczonych do rozmów z mediami i partnerami biznesowymi.
W BanGlob przygotowujemy catering w miejscach wskazanych przez klienta, dlatego już na etapie briefu analizujemy warunki realizacji: dostęp do zaplecza, możliwości rozładunku, rozmieszczenie stref gastronomicznych, zakres wyposażenia, formę serwisu i czas pracy obsługi. Dzięki temu menu, napoje i sposób podania są dopasowane do charakteru premiery, a zespół organizatora może skupić się na prezentacji produktu, gościach i przebiegu wydarzenia.
Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą cateringu u klienta. To propozycja dla firm, które planują premierę produktu, prezentację marki, spotkanie promocyjne lub event biznesowy w wybranej przez siebie przestrzeni i potrzebują obsługi gastronomicznej dopasowanej do miejsca, liczby uczestników oraz oczekiwanego standardu wydarzenia.
