Konferencja prasowa ma dwa harmonogramy. Pierwszy znajduje się w agendzie organizatora: rozpoczęcie, wystąpienia, prezentacja, pytania od mediów. Drugi zaczyna się znacznie wcześniej – kiedy pojawiają się realizatorzy, operatorzy kamer, fotografowie i dziennikarze przygotowujący się do relacji.
Dlatego catering na konferencję prasową trudno zaplanować wyłącznie na podstawie godziny rozpoczęcia wydarzenia. Poczęstunek musi być dostępny wtedy, kiedy przedstawiciele mediów rzeczywiście mogą z niego skorzystać, a jednocześnie nie może utrudniać nagrań, przemieszczania się ekip ani prowadzenia rozmów po części oficjalnej.
Czasem wystarczy dobra kawa, woda i kilka niewielkich przekąsek. Innym razem konferencja jest częścią większego wydarzenia dla partnerów, klientów i zaproszonych gości, więc po wystąpieniach potrzebny jest bardziej rozbudowany serwis. W obu przypadkach menu jest tylko jednym z elementów całej układanki.
Dziennikarze mogą pojawić się, zanim rozpocznie się wydarzenie
Jeżeli konferencja zaczyna się o określonej godzinie, nie oznacza to, że właśnie wtedy pojawią się pierwsi goście.
Ekipa telewizyjna może potrzebować czasu na ustawienie kamery i sprawdzenie miejsca do nagrania. Fotograf szuka odpowiedniego punktu. Dziennikarz odbiera akredytację, materiały prasowe i rozmawia z organizatorem. Osoby odpowiedzialne za transmisję przygotowują sprzęt.
Jeżeli poczęstunek ma służyć mediom, dobrze, żeby był gotowy właśnie podczas tego etapu.
Najczęściej potrzebne są przede wszystkim:
- kawa i herbata, dostępne bez oczekiwania na obsługę;
- woda, również w miejscu przeznaczonym dla osób występujących;
- niewielkie przekąski wytrawne;
- drobne propozycje słodkie;
- czytelnie oznaczone warianty dla osób z ograniczeniami dietetycznymi.
Nie zawsze potrzebny jest rozbudowany bufet. Przy krótkiej konferencji prasowej nadmiar jedzenia może okazać się mniej praktyczny niż mniejszy wybór dobrze dobranych produktów, z których można skorzystać pomiędzy przygotowaniem sprzętu a rozpoczęciem nagrania.
Strefa gastronomiczna nie powinna wejść w kadr
W zwykłym spotkaniu firmowym ustawienie bufetu w reprezentacyjnej części sali może być zaletą. Podczas konferencji prasowej trzeba spojrzeć na przestrzeń również oczami kamery.
W centrum zainteresowania mogą znajdować się scena, mównica, ekran prezentacyjny, ścianka z logotypami albo stół osób występujących. W pobliżu ustawiają się kamery, statywy, mikrofony i oświetlenie. Pojawiają się przewody oraz wyznaczone ciągi komunikacyjne.
Bufet nie powinien zawężać tych przejść ani znajdować się bezpośrednio za miejscem przeznaczonym do nagrań.
Dobrym rozwiązaniem jest foyer, boczna część sali lub wydzielona strefa, do której można przejść bez przecinania stanowisk medialnych.
Warto również pomyśleć o drodze obsługi. Jeżeli zaplecze gastronomiczne znajduje się po przeciwnej stronie sali niż bufet, personel może być zmuszony do regularnego przechodzenia za osobami udzielającymi wywiadów. Taki problem łatwiej rozwiązać na etapie ustawiania przestrzeni niż już podczas wydarzenia.
Cisza podczas wystąpień dotyczy również cateringu
Podczas oficjalnej części konferencji prasowej praca gastronomii powinna zejść na dalszy plan.
Nie chodzi tylko o samych kelnerów. Hałas może powodować ekspres do kawy, odkładane szkło, zbierane talerzyki, przesuwane elementy bufetu albo otwieranie zaplecza znajdującego się tuż przy miejscu nagrania.
Jeżeli wydarzenie jest transmitowane albo nagrywane, nawet pozornie niewielkie dźwięki mogą być wychwytywane przez mikrofony.
Dlatego większą część przygotowań warto zakończyć przed rozpoczęciem wystąpień. Podczas części oficjalnej obsługa może kontrolować strefę gastronomiczną, ale jej uzupełnianie i porządkowanie można ograniczyć do działań rzeczywiście potrzebnych.
Szczególnej uwagi wymaga ekspres. Stacja kawowa ustawiona kilka metrów od mikrofonów wygląda wygodnie na planie sali, ale podczas nagrania może okazać się bardzo złym pomysłem.
Co podać, jeśli większość osób nie usiądzie przy stole?
To jedna z najważniejszych różnic pomiędzy konferencją prasową a wydarzeniem, podczas którego zaplanowano klasyczny lunch.
Dziennikarz często korzysta z poczęstunku na stojąco. W drugiej ręce może trzymać telefon, notatnik, materiały prasowe albo sprzęt. Za chwilę może też rozpocząć rozmowę z przedstawicielem firmy.
Z tego względu poczęstunek dla mediów powinien być wygodny do zjedzenia bez pełnej zastawy i miejsca przy stole.
Dobrze nadają się niewielkie kanapki, wytrawne tartaletki, małe wypieki, porcjowane przekąski czy finger food. Przy słodkiej części można wybrać niewielkie desery i wypieki, które nie wymagają krojenia przy bufecie.
Ważna jest też sama forma produktu. Lepiej ograniczyć potrawy:
- wymagające użycia noża;
- z dużą ilością sosu;
- łatwo rozpadające się podczas jedzenia;
- intensywnie pachnące;
- pozostawiające mocne zabrudzenia na dłoniach;
- wymagające długiego komponowania porcji przy bufecie.
Nie oznacza to oczywiście, że menu ma być ascetyczne. Chodzi o dopasowanie gastronomii do sytuacji, w której jedzenie jest elementem towarzyszącym pracy i rozmowom, a nie głównym punktem wydarzenia.
Jedna konferencja, kilka różnych grup gości
Lista uczestników może obejmować znacznie więcej osób niż przedstawiciele redakcji.
Na wydarzeniu pojawiają się przedstawiciele zarządu, eksperci, partnerzy biznesowi, klienci, reprezentanci instytucji oraz zaproszeni goście. Niekiedy po części dla mediów rozpoczyna się drugi, mniej formalny etap spotkania.
Nie oznacza to jednak, że od początku trzeba przygotowywać dwa osobne cateringi.
Lepszym rozwiązaniem może być zmiana charakteru serwisu wraz z przebiegiem wydarzenia.
Przed konferencją funkcjonuje stacja kawowa i niewielki poczęstunek dla przybywających osób. Podczas wystąpień serwis zostaje ograniczony. Po zakończeniu pytań bufet może zostać uzupełniony i rozszerzony o większe przekąski, a przy dłuższym wydarzeniu również o lunch lub część koktajlową.
W ten sposób gastronomia podąża za programem, zamiast przez cały czas zajmować przestrzeń w identycznej formie.
Koniec konferencji dla organizatora nie zawsze oznacza koniec pracy mediów
Prowadzący dziękuje za udział, ale część sali wciąż pracuje.
Jedna telewizja prosi o krótką wypowiedź do kamery. Dziennikarz branżowy chce doprecyzować dane przedstawione podczas prezentacji. Fotograf wykonuje dodatkowe zdjęcia. Zaproszeni goście zaczynają rozmowy z przedstawicielami firmy.
Właśnie wtedy catering może stać się znacznie bardziej widoczny niż podczas samej konferencji.
Jeżeli organizator przewiduje rozmowy indywidualne po części oficjalnej, nie warto likwidować bufetu natychmiast po ostatnim pytaniu z sali. Można natomiast wcześniej uzgodnić, które jego elementy mają pozostać dostępne i jak długo obsługa powinna utrzymywać strefę gastronomiczną.
Przy większych wydarzeniach przydatne jest również rozdzielenie miejsca przeznaczonego do wywiadów od miejsca, w którym goście rozmawiają przy kawie. Dzięki temu kilka aktywności może odbywać się jednocześnie bez wzajemnego przeszkadzania sobie.
Kawa jest ważna, ale przepustowość stacji kawowej jeszcze ważniejsza
Na konferencji dla kilkunastu osób jeden ekspres może w zupełności wystarczyć. Przy większej liczbie uczestników ta sama konfiguracja może stworzyć kolejkę dokładnie kilka minut przed rozpoczęciem wydarzenia.
Dlatego liczy się nie tylko liczba zaproszonych osób, lecz również moment, w którym większość z nich będzie chciała skorzystać z cateringu.
Jeżeli media rejestrują się w podobnym czasie, stacja napojów musi być przygotowana na krótkie okresy dużego obciążenia. Można wykorzystać kilka punktów nalewania napojów, przygotować część kawy w odpowiednich termosach lub inaczej rozłożyć serwis w zależności od możliwości miejsca.
Podobnie wygląda sytuacja po zakończeniu wystąpień. Jeśli kilkadziesiąt osób jednocześnie rusza w stronę jednego niewielkiego stolika, nawet bardzo dobre menu nie rozwiąże problemu.
Układ bufetu powinien umożliwiać szybkie podejście, wybór produktu i odejście bez blokowania pozostałych osób.
Woda dla prelegentów wymaga osobnego planu
Osoby siedzące przy stole prezydialnym albo występujące na scenie również powinny mieć dostęp do napojów, ale tę część serwisu warto przygotować jeszcze przed pojawieniem się kamer.
Woda i szkło mogą zostać ustawione wcześniej. Jeśli program jest dłuższy, można uzgodnić moment ich uzupełnienia – na przykład podczas przerwy technicznej lub zmiany części wydarzenia.
Dobrze zwrócić uwagę także na estetykę. Stół widoczny w materiałach fotograficznych i filmowych jest częścią scenografii konferencji. Przypadkowe opakowania, nadmiar naczyń czy zapas butelek postawiony przy mównicy mogą być później widoczne na zdjęciach publikowanych przez media.
To drobny element organizacyjny, ale podczas wydarzenia stworzonego właśnie z myślą o publikacji obrazu takie detale stają się bardziej istotne niż podczas wewnętrznego szkolenia.
A co, jeśli konferencja prasowa jest częścią premiery lub dużego wydarzenia?
Nie wszystkie konferencje prasowe są osobnymi, krótkimi spotkaniami.
Briefing dla mediów może poprzedzać otwarcie obiektu, premierę produktu, galę, wydarzenie sportowe, targi, kongres albo większy event firmowy. Wtedy gastronomia dla dziennikarzy jest tylko fragmentem szerszej realizacji.
Przykładowo media mogą otrzymać kawę i niewielki poczęstunek podczas rejestracji, następnie uczestniczyć w konferencji, później przeprowadzać wywiady, a na końcu dołączyć do pozostałych gości wydarzenia.
W takim scenariuszu warto planować całość jako jeden system:
przyjazd mediów → przygotowanie i poczęstunek → konferencja → wywiady → dalsza część wydarzenia.
Pozwala to lepiej zaplanować liczbę personelu, zaplecze, ilość jedzenia oraz momenty zmiany ustawienia bufetu.
Jeśli organizator potrzebuje obsługi szerszego wydarzenia firmowego, może zapoznać się z ofertą biznesową BanGlob, obejmującą catering i kompleksową obsługę różnych formatów wydarzeń dla firm.
Konferencja w siedzibie firmy? Zaplecze można przygotować na miejscu
Wydarzenie medialne często odbywa się tam, gdzie znajduje się jego temat: w siedzibie przedsiębiorstwa, nowo otwartym obiekcie, showroomie, instytucji, hali albo specjalnie wynajętej przestrzeni.
Nie ma wtedy gotowego zaplecza restauracyjnego, a czasem nie ma nawet klasycznej kuchni.
W takim przypadku wcześniej sprawdzamy m.in. możliwości wniesienia wyposażenia, dostęp do energii i wody, miejsce przygotowania zaplecza, drogę obsługi oraz przestrzeń przeznaczoną na bufet. Na tej podstawie można dobrać menu i sposób serwisu do realnych możliwości miejsca.
BanGlob realizuje catering u Klienta, dzięki czemu obsługa gastronomiczna może zostać przygotowana również w przestrzeni wskazanej przez organizatora.
Jeżeli natomiast firma poszukuje miejsca w Gdyni na konferencję, prezentację lub spotkanie z mediami i partnerami, warto rozważyć również wydarzenia firmowe, konferencje i szkolenia w BanGlob Marina. Przestrzeń pozwala połączyć część merytoryczną z obsługą gastronomiczną w jednym miejscu.
Jakich informacji potrzebujemy przed przygotowaniem cateringu?
W przypadku konferencji prasowej sama liczba uczestników mówi stosunkowo niewiele. Znacznie więcej możemy wywnioskować z przebiegu wydarzenia.
Przy przygotowywaniu zapytania warto podać:
- przewidywaną liczbę przedstawicieli mediów i pozostałych gości;
- godzinę rozpoczęcia konferencji oraz czas, od którego media mogą pojawiać się na miejscu;
- przewidywany czas części oficjalnej;
- informację o planowanych wywiadach po konferencji;
- lokalizację i układ przestrzeni;
- miejsce ustawienia kamer, sceny lub ścianki prasowej, jeśli jest już znane;
- oczekiwany zakres serwisu – od kawy i przekąsek po lunch lub poczęstunek po wydarzeniu;
- informacje dotyczące diet i alergii;
- plan dalszej części wydarzenia, jeśli konferencja prasowa jest tylko jednym z jego elementów.
Na tej podstawie można zaplanować nie tylko menu, lecz również właściwe ustawienie gastronomii, czas pracy obsługi i sposób uzupełniania bufetu.
Catering dla mediów powinien ułatwiać udział w wydarzeniu
Dobra obsługa konferencji prasowej nie polega na ustawieniu możliwie najbardziej rozbudowanego stołu. Poczęstunek ma być dostępny wtedy, kiedy dziennikarze i zaproszeni goście mają czas z niego skorzystać, oraz pozostawać niemal niewidoczny wtedy, kiedy najważniejsze są wystąpienia, kamery i rozmowy.
W BanGlob dopasowujemy menu, zaplecze i sposób serwisu do programu oraz miejsca wydarzenia. Możemy przygotować zarówno niewielki poczęstunek dla mediów, jak i kompleksową obsługę gastronomiczną konferencji połączonej z większym wydarzeniem biznesowym.
Organizujesz konferencję prasową? Prześlij nam informacje o liczbie uczestników, miejscu i planowanym przebiegu spotkania. Przygotujemy indywidualną propozycję cateringu uwzględniającą zarówno część dla mediów, jak i zaproszonych gości.
